Office Q&A: Återkrava gamla alternativ och snabbt hitta relaterade meddelanden

Ganska ofta förlorar jag lite tid med att söka efter mina glasögon bara för att hitta dem på mitt huvud. Det finns ingen hjälp för mig i det avseendet. Men om du letar efter saker på Office kan jag kanske hjälpa dig! Den här månaden visade jag Germán hur man kan återfå ett välbekant gammalt Word-verktyg genom att lägga till det i Quick Access Toolbar. Dessutom introducerade jag Hein till Outlets sökmappar.

Mer om Office

  • 18 Excel-tips som alla användare ska behärska
  • Microsoft Office, dataanalys, virtuella assistentens mest eftertraktade jobbfärdigheter
  • Anställningssats: Microsoft Power BI-utvecklare (TechRepublic Premium)
  • Prenumerera på vårt Microsoft Weekly nyhetsbrev

Jag använder Office 2016 (desktop) på ett Windows 10 64-bitarssystem, men dessa instruktioner fungerar i Office 2010 och 2013. Instruktionerna för Office 2007 är tillräckligt lika för att du ska hitta vägen med lite problem. Det finns ingen nedladdningsbar demonstrationsmapp.

Lägg till gamla alternativ i Quick Access Toolbar

Germán har använt Words Beräkningsverktyg i flera år. Efter uppgradering till Word 2016 saknades verktyget. För bättre eller sämre saknas alternativ vid varje uppgradering för att ge plats för nya verktyg och alternativ. Merparten av tiden stöder Office fortfarande äldre verktyg. Germáns snabbfix är att lägga till Beräkna i Quick Access Toolbar (QAT).

Om du inte hittar ditt favoritverktyg eller -funktion efter uppgraderingen, kan du hitta det lurande men inte tillgängligt via gränssnittet. Gör följande för att hitta ett saknat verktyg i alla Office-applikationer och lägga till det i QAT:

  1. Klicka på QAT: s rullgardinspil och välj Fler kommandon ( figur A ).
  2. I kommandot Välj kommandon väljer du Kommandon som inte finns i bandet.
  3. Bläddra igenom listan nedan tills du hittar verktyget och välj sedan det.
  4. Klicka på Lägg till (mellan de två listorna) för att lägga till verktyget i QAT (den högra listan som visas i figur B ).
  5. Klicka på OK för att återgå till Word. Verktyget är nu tillgängligt på QAT ( figur C ).

Figur A

Öppna QAT-gränssnittet.

Figur B

Lägg till verktyget i QAT.

Figur C

Öppna det gamla verktyget från QAT.

För två kompletta instruktioner om hur du lägger till verktyg i QAT eller bandet, läs Två enkla sätt att anpassa bandgränssnittet. Du kan lägga till verktyg till QAT i alla Office-applikationer.

SE: Hur man skapar Outlook-möten från Excel-data (TechRepublic)

Outlook-sökmappar

Liksom de flesta av oss har Hein flera projekt på gång vid varje tidpunkt. Han skulle vilja växla fram och tillbaka mellan kategoriserade meddelanden för sina projekt, men att filtrera inkorgen är lite besvärligt och instabilt. Han kunde överväga att tillämpa regler som flyttar meddelanden till projektspecifika mappar, men att göra det kommer inte att underlätta visningskategorier och flaggor som sträcker sig över flera mappar. Om du tycker att söksträngar och mappar är otillräckliga bör du överväga att använda sökmappar; Jag använder dem nästan varje dag.

SE: Microsoft Office Specialist Certification Training (TechRepublic Academy)

En sökmapp är en virtuell mapp som visar alla e-postmeddelanden som matchar de kriterier du anger. Du kan ha flera sökmappar och de kan dela vanliga meddelanden.

Låt oss nu anta att du har meddelanden i din inkorg och projektmappar som tillfälligt är inaktiva eftersom du väntar på att andra ska svara på frågor eller utföra någon uppgift innan du kan fortsätta. Varje morgon öppnar du varje mapp och sorterar efter meddelanden för att granska status för dessa inaktiva situationer. Det låter inte så hemskt, men du kan inte se dem alla samtidigt, vilket kan vara nödvändigt för att prioritera ditt arbete - du kan inte se den stora bilden. En bättre lösning skulle vara en sökmapp för alla väntande meddelanden.

Först, låt oss ställa in saker lite. Som du ser i figur D har inkorgen två meddelanden kategoriserade som väntar. Om du inte använder kategorier kan du använda flaggor eller andra kriterier (välj helt enkelt något annat i steg 3 nedan). Föreställ dig att du har massor av väntande meddelanden i flera mappar och sträcker sig över flera dagar.

Figur D

Det finns två meddelanden med kategorin Vänta tilldelad.

För att se alla väntande meddelanden samtidigt, låt oss skapa en sökmapp:

  1. Om du har mer än ett konto väljer du det aktuella kontot.
  2. Högerklicka på Sökmapp i listan Mappar (längst ner) och välj Ny sökmapp ( figur E ).
  3. I den resulterande dialogrutan väljer du kategoriserad e-post ( figur F ) i avsnittet Organisera e-post och klicka på Välj. Om du vill arbeta med flaggade meddelanden väljer du i stället Mail mailad för uppföljning i avsnittet Reading Mail.
  4. Kontrollera kategorin Väntar, som visas i figur G, och klicka på OK.
  5. Ändra det konto du söker vid behov (du behöver vanligtvis inte göra det).
  6. Klicka på OK.

Figur E

Skapa en ny sökmapp.

Figur F

Välj kategoriserad post.

Figur G

Välj kategorin Väntar.

Om du vill se alla Väntande meddelanden i alla mappar när som helst väljer du helt enkelt väntande sökmapp ( figur H ). Den uppdateras automatiskt när du applicerar och tar bort kategorin Väntar till andra meddelanden. Den här mappen kommer även att visa meddelanden i mappen Raderade objekt (som har sparat mig mer än en gång). Du kan arbeta från den här mappen och referera den så ofta som behövs. Om du tar bort ett meddelande från sökmappen raderar inte detta meddelande från dess riktiga mapp.

Figur H

Arbeta med relaterade meddelanden i en enda sökmapp.

Om du vill se ett annat exempel på en verklig sökmapp läser du Filter för alla skickade och mottagna e-postmeddelanden den aktuella dagen i Office Q&A: Tre sätt att söka efter meddelanden i Outlook. Om du använder Outlook 2013 eller 2016 kommer den här artikeln att visa dig hur du kan ta fram kategorier för dina IMAP-konton.

Microsoft Weekly Newsletter

Var ditt företags Microsoft-insider med hjälp av dessa Windows- och Office-handledning och våra experters analyser av Microsofts företagsprodukter. Levereras måndagar och onsdagar

Registrera dig idag

Skicka mig din fråga om Office

Jag svarar på läsarnas frågor när jag kan, men det finns ingen garanti. Skicka inte filer såvida du inte begär det. initiala begäranden om hjälp som kommer med bifogade filer kommer att raderas olästa. Du kan skicka skärmdumpar av dina data för att hjälpa till att klargöra din fråga. Var så specifik som möjligt när du kontaktar mig. Till exempel, "Vänligen felsöka min arbetsbok och fixa vad som är fel" kommer förmodligen inte att få något svar, men "Kan du berätta varför denna formel inte returnerar de förväntade resultaten?" makt. Nämn appen och versionen som du använder. Jag ersätts inte av TechRepublic för min tid eller expertis när jag hjälper läsarna, och jag begär inte heller en avgift från läsare som jag hjälper. Du kan kontakta mig på

Läs också ...

  • Hur man återställer en återkommande uppgift i Outlook (TechRepublic)
  • 10 tidsbesparande tips för att påskynda ditt arbete i Word (TechRepublic)
  • Microsoft släpper nya Outlook för iOS och Android: Omdesignade konversationer och kontobytare (ZDNet)
  • Microsoft Power BI: Komma igång med datavisualisering (TechRepublic PDF)

© Copyright 2020 | mobilegn.com