Hur man bygger ett projekt tidslinje i Excel

Ett informerat team är ett produktivt team. Alla i ditt team ska känna till projektets schema - när varje uppgift är planerad att börja och avsluta. En projekttidslinje, liknande den som visas i figur A, delar projektets övergripande schema och framsteg samtidigt som varje uppgifts förhållande kommuniceras till de andra. I den här artikeln kommer jag att visa dig en gammal men sann metod som använder ett spridningstabell för att implementera ett projekt tidslinje i Excel.

Figur A

Denna projekttidslinje är inte så svår att skapa som du kanske tror.

Excel 2013: s diagramgränssnitt skiljer sig väsentligt från tidigare versioner, så den här artikeln innehåller instruktioner för att hitta alternativ 2013 och 2010. Jag ska också inkludera Excel 2003-instruktioner för att hitta alternativ via den äldre versionmenyn. Nedladdningsbara demo .xls och .xlsx-filer innehåller det färdiga diagrammet och dess data.

1. Du behöver data

Figur B visar våra provdata; varje post representerar en uppgift i ett enda projekt med flera uppgifter. De tre första kolumnerna är självförklarande. Nuvarande och avslutade värden representerar projektets aktuella status respektive antalet genomförda dagar. Värdet för de färdigställda dagarna är en representation av ditt ursprungliga schema. Du kan tillbringa mer eller färre dagar för att faktiskt slutföra uppgiften. De slutförda värdena är resultatet av en enkel formel: = D5 * C5

Figur B

Dela upp projektet i uppgifter och ge var och en ett startdatum, ett ID och uppskatta antalet dagar ditt team kommer att spendera på varje uppgift.

Prioritetsvärdena anger varje uppgifts position i diagrammet och kan representera varje uppgifts prioritering. Vad det betyder är att ju högre prioritetsvärdet, desto högre visas den uppgiften i diagrammet (vertikalt sett). Du kan också anta att ju högre uppgiften visas i diagrammet, desto viktigare är det (i förhållande till de andra). Om dina uppgifter inte har någon prioritet behöver du fortfarande dessa värden för att placera uppgifterna i diagrammet. Att ange ett negativt värde tvingar uppgiften att visas under Y-axeln. De flesta uppgifter kommer inte att ha så låg prioritet, men det är möjligt. Oroa dig inte för mycket för att få prioriterade värden precis rätt - du kan justera dem senare när diagramelementen är på plats.

2. Sätt in ett diagram

Vi bygger ett scatter-diagram genom att lägga till en serie i ett kartfönster, som förmodligen skiljer sig från vad du har gjort tidigare. Utan att välja några värden gör du följande:

  1. Klicka på Infoga-fliken.
  2. Klicka på Scatter i gruppen Diagram. 2003: Klicka på kartguiden för att starta processen.
  3. Välj Scatter With Only Markers från galleriet. 2003: Klicka på Slutför istället för Nästa.

Excel kommer att infoga ett tomt diagram i ditt ark. För tillfället kan det vara lättare att arbeta med diagrammet i databladet. (Du kanske måste ändra storlek och flytta diagrammet.)

3. Lägg till en serie

Just nu är diagrammet tomt, så låt oss lägga till den första serien enligt följande:

  1. Högerklicka på diagrammet och välj Välj data. 2003: Välj källdata.
  2. Klicka på Lägg till i dialogrutan. 2003: Klicka på fliken Serie för att hitta Lägg till.
  3. Du kan ge serien ett namn om du vill. Låt nu namnkontrollen vara tom.
  4. Identifiera A5: A10 som serie X-värden.
  5. Identifiera F5: F10 som serie Y-värden, som visas i figur C.
    Figur C
  6. Klicka på OK två gånger. Det resulterande diagrammet visas i figur D. (Endast Excel 2013 stöder de nya tillvalssymbolerna till höger. Om du använder en tidigare version kommer diagrammet att vara liknande men inte exakt samma.)
    Figur D

4. Formatera diagrammet

Diagrammet behöver lite formatering för att förbättra den visuella effekten. Välj och radera först serie 1-legenden (om diagrammet visar en). Döljs dölj Y (vertikala) axelvärdena enligt följande:

  • 2013: Välj diagrammet och klicka sedan på ikonen Diagramelement (plustecknet till höger om diagrammet). Klicka på Axel-pilen och avmarkera primär vertikal, som visas i figur E.
  • Andra versioner: Högerklicka på det vertikala axelområdet och välj Format Axis. I den resulterande dialogrutan väljer du Ingen från rullgardinsmenyn Axel Labels.

Figur E

Ta bort etiketterna för vertikal axel i Excel 2013.

Dölj rutlinjerna enligt följande:

  • 2013: Klicka på diagramelementikonen och avmarkera rutnätlinjer.
  • 2010: Klicka på fliken Kontextuell layout. Klicka sedan på rullgardinsmenyn Rutlinjer (i gruppen Axar) och välj Ingen för båda alternativen.
  • 2003: Högerklicka på tomtområdet, välj Diagramalternativ, klicka på fliken Rutlinjer och avmarkera båda alternativen.

Vid denna punkt bör ditt diagram likna det som visas i figur F.

Figur F

Lite formatering gör skillnad!

5. Lägg till datatiketter

Som ni vet du inte vad markörerna representerar, så låt oss visa datatiketter för att identifiera markörerna enligt följande:

  • 2013: Klicka på Diagramelement, kolla datavärkningar och välj Vänster.
  • 2010: Klicka på rullgardinsmenyn Dataetiketter och välj Vänster (i gruppen Legender på fliken Layout).

Etiketterna visar de prioriterade värdena. Att visa uppgiften-ID istället är en känslig process:

  1. Klicka på en datatikett - inte etikettens motsvarande markör, men själva etikettkontrollen. Om du gör det kommer du att välja alla datatiketter.
  2. Klicka en andra gång för att bara markera den klickade etiketten.
  3. Klicka på formelfältet och ange cellreferensen (inklusive arknamn) för cellen som innehåller markörens uppgifts-ID. Figur G visar förändringen för den första markören. Använd informationen som din guide - detta är en av orsakerna till att det är fördelaktigt att arbeta med diagrammet i databladet.
    Figur G
  4. Upprepa den här processen tills du har uppdaterat alla datatiketter, som visas i figur H.
    Figur H

6. Identifiera idag

Det är bra att se det aktuella datumet i förhållande till startdatum, så låt oss lägga till en serie som belyser det aktuella datumet. Detta steg är förmodligen det mest komplicerade, så var försiktig. Du behöver två nya poster: en kommer att beteckna den övre och en till botten av en vertikal stapel som går över diagrammet horisontellt. Du kan lägga till posten var som helst, men du kan lika gärna arbeta inom den befintliga strukturen, som visas i figur I.

Startvärdena är det aktuella datumet, så ange en TODAY () -funktion för båda posterna. (Den nedladdningsbara demonstrationen - länkad till ovan - använder ett specifikt datum så att det förblir effektivt, oavsett när du laddar ner det. När du tillämpar detta på ditt eget arbete, ange TODAY () -funktioner.) Prioritetsvärdena ska vara en lite högre och lägre än dina högsta respektive lägsta värden.

Figur I

Använd funktionen TODAY () för att fastställa det aktuella datumet i ditt diagram.

Nu är du redo att lägga till serien "idag":

  1. Högerklicka på diagrammet och välj Välj data.
  2. Klicka på Lägg till.
  3. De två funktionerna TODAY () är serien X-värden.
  4. De två prioriterade värdena är serien Y-värden som visas i figur J.
  5. Klicka på OK två gånger.

Figur J

Definiera bar-serien "idag".

7. Formatera dagens serie

Just nu är den nya serien idag två nya markörer i en annan färg. Vi förvandlar markörerna till en felrad istället. Välj först den nya serien idag genom att klicka på någon av de två nya markörerna. Gör sedan följande:

  • 2013: Klicka på Diagramelement (plustecknet till höger om diagrammet), kolla Felfält och klicka sedan på alternativets pil och välj Fler alternativ, som visar aktivitetsfönstret Formatfelstänger.
  • 2010: Klicka på rullgardinsmenyn Felstänger i gruppen Analys på fliken kontextuell layout och välj sedan Alternativ för fler felstänger.
  • 2003: Välj vald dataserie från Format-menyn och klicka på fliken Y-felstänger.

Om Excel visar alternativ för det horisontella (X) felfältet måste du ändra det till det vertikala (Y). Använd rullgardinsmenyelementen på fliken Kontextuellt format och välj serie 2 Y-felstänger, som visas i figur K. Eller välj det alternativet i rullgardinsmenyn Felfältalternativ i aktivitetsfönstret. Om Excel redan använder de vertikala felstegen kan du hoppa över det här steget. Du behöver inte göra detta för 2003.

Figur K

Se till att du arbetar med Y-felstängerna.

Följande inställningar lägger till en tunn stapel mellan de två markörerna, som visas i figur L :

  • Riktning: Minus
  • Slutstil: Inget keps
  • Procent: 100%

Figur L

Felfältformatet visar en linje mellan de två markörerna.

Felfältet är ett radobjekt och du kan formatera det som sådant. Med serien fortfarande vald, gör följande:

  • 2013: Klicka på Fyll & rad i aktivitetsfönstret. Välj Fast linje i radavsnittet, Rött från rullgardinsmenyn Färg och 3 från rullgardinsmen Bredd. Figur M visar den resulterande serien idag.
  • 2010: Stäng den öppna dialogen, och med den nya serien fortfarande vald, klicka på fliken för kontextuell formatering. Klicka på rullgardinsmenyn Formform i gruppen Formformat. Välj den röda färgen och 3-punktsvikten (eller vilket värde som helst returnerar den lämpligaste raden för dina ändamål).
  • 2003: Klicka på fliken Mönster. Välj en hel linje, röd och en bredare vikt och klicka sedan på OK.

Figur M

Den idag serien belyser det aktuella datumet.

Du kan se serien flytta genom att ange bokstavliga datum som startdatum (A2: A3), men se till att byta ut dem med TODAY () -funktionerna när du är klar.

8. Sträck ut den

Just nu anger serie 1 datamarkörer startdatum, men de anger inte hur länge du förutser att ta uppgiften. Vi kan ändra det genom att också formatera den första serien som felfält enligt följande:

  1. Välj den första serien (de blå markörerna) genom att klicka på någon av dem.
  2. 2013: Klicka på diagramelement, kolla felstänger, klicka på pilen och välj Fler alternativ. 2010: På fliken Kontextuell layout klickar du på rullgardinsmenyn Felstänger (i analysgruppen) och väljer Fler fältalternativ. 2003: Välj vald dataserie från Format-menyn och klicka på fliken X-felstänger.
  3. 2013 och 2010 klickar du på listrutan Diagramelement på fliken Format och väljer serie 1 X-felstänger. 2010 flytta dialogrutan vid behov; måste du välja varaktighetsvärden.
  4. Ändra riktningsinställningen till Plus.
  5. Ändra inställningen End Style till No Cap.
  6. Klicka på Anpassad i avsnittet Felbelopp och klicka sedan på Ange värde.
  7. Det här nästa steg är varför du flyttade dialogen 2010. I den resulterande anpassade felstolldialogen anger du varaktighetsvärdena som det positiva felvärdet. Stäng dialogrutan i Excel 2010.
  8. Formatera felstängerna

Felstängerna skulle vara mer effektiva om de var lite bredare, som visas i figur N. Om du vill formatera dem väljer du dem och använder sedan listrutan Diagramelement (på fliken Format eller kontext) för att se till att du arbetar med Series 1 X-felstänger.

  • I Excel 2013, klicka på Fyll & linje i aktivitetsfönstret och välj en hel linje, en färg och ändra vikten till 3 eller 4.
  • I Excel 2010 klickar du på fliken för kontextuell formatering och använder alternativen Shape Outline.
  • I Excel 2003 klickar du på fliken Mönster, markerar radinställningarna och klickar på OK.

Figur N

Formatera felstängerna så att de sticker ut.

10. Justera

Just nu har du alla bitar på plats och du kan börja justera. De mest troliga justeringarna du gör är de prioriterade värdena. Beroende på storleken på ditt diagram kan uppgifter på samma vertikala plan överlappa varandra, liknande exempeldiagrammets uppgift 2 och 5. Förstoringen av diagrammet kan hjälpa, men det kanske inte. Specifikt ändrade jag prioritetsvärdena för uppgifterna 5 respektive 6 till 7 respektive -15 för att uppnå de slutliga resultaten som visas i figur A.

Mer att tänka på

Om du lägger till en ny post längst ner i dataområdet måste du uppdatera diagrammet genom att lägga till det i serien. Om du konverterar dataområdet till en tabell uppdateras diagrammet automatiskt. Jag har valt att inte använda en tabell för att behålla diagrammets bakåtkompatibilitet med tidigare versioner som inte stöder det här alternativet.

Har du använt Excel för att skapa en projektlinje? Om så är fallet, vilka utmaningar eller genvägar upplevde du på vägen? Dela din erfarenhet i diskussionstråden nedan.

© Copyright 2020 | mobilegn.com