Fyra Outlook-funktioner som förbättrar din effektivitet

      Bild: iStockphoto.com/pablographix

      Många av oss använder Outlook för att läsa e-post och aldrig gå ut ur fönstret Mail. Om det beskriver dig, kan du också befinna dig som flyter i meddelandets kaos som snabbt tar över:

  • Du kan inte hitta ett viktigt meddelande.
  • Du har bett om mer information och sedan glömt att du frågade.
  • Du låter ett viktigt meddelande med en tidskänslig begäran komma för nära det stora svarta hålet som heter "Gasp! Jag har glömt!"

Detta kaos tar över när du inte ser på Outlook som ett hanteringssystem. Om du ska använda e-post för att dela information du behöver för att få ditt arbete måste du gå längre än fönstret Mail. När du väl har satt Outlook ut andra verktyg som fungerar för dig kommer du att hantera din e-post snabbt - och i slutändan kommer du att du är mer effektiv och produktiv överlag.

Versionsanmärkningar: Jag använder Outlook 2007, 2010 och 2013 i Windows XP (ja, vissa använder fortfarande den) och 7. Vid behov anger jag en version, men du borde kunna hitta dig utan specifik steg-för-steg-instruktioner. Det finns inga instruktioner för Outlook 2003.

1: Sökomfång

Det har hänt de flesta av oss: Du behöver ett meddelande men du kan inte hitta det. Du vet förmodligen att du kan ange en söksträng i sökkontrollen, men Outlook söker bara i den aktuella mappen, som du kan se i figur A. Tänk om du inte kommer ihåg var du lagrade meddelandet?

Bild A: En Outlook-sökning är standard för den aktuella mappen.

Outlook 2007-användare måste komma ihåg att välja Alla postobjekt, som visas i figur B, i fönstret Mail innan de söker. Om du gör det uppdateras skärmen ovanför sökkontrollen. Med en snabb blick kan du se hur smal (eller bred) din sökning är. I Outlook 2010 klickar du på Sök-kontrollen för att visa fliken för kontextuell sökning. Välj sedan alla Outlook-objekt i omfattningsgruppen som visas i figur C. Outlook 2013 erbjuder alternativet i en dropdown, som visas i figur D.

Bild B: Använd alla postobjekt på fliken Sök i Outlook 2007.

Bild C: Outlook 2010 erbjuder utrymme via en flik.

Bild D: Använd Outlook 2013: s rullgardinsmeny för att ange omfattning.

Du kan tvinga fram ett bredare sökomfång genom att ändra standard enligt följande:

  1. Välj Alternativ på Arkiv-menyn.
  2. Välj Sök i den vänstra rutan. I avsnittet Resultat klickar du på inställningen Alla brevlådor ( figur E ). I Outlook 2010 väljer du Alla mappar.
  3. Klicka på OK.

Bild E: Välj alla brevlådor i avsnittet Resultat.

Om du fortfarande använder Outlook 2007 väljer du Alternativ på Verktyg-menyn, klickar på fliken Inställningar och klickar sedan på knappen Sökalternativ i Sökavsnittet. Längst ner i dialogrutan klickar du på alternativet Alla mappar i avsnittet Instanssökningsfält och klickar på OK.

2: Användningsmappar

När du söker bryr sig Outlook inte var meddelandet är lagrat; med rätt räckvidd (nr 1) kan du hitta allt. Mappstrukturen erbjuder en andra nivå av stöd som många användare inte använder till sin potential. Vanligtvis namnger användarna mappar efter projekt, klienter och så vidare - de ger dem namn som liknar det sätt du kanske arkiverar ett fysiskt papper i en fysisk mapp. Det är inget fel med det, men det går bara så långt. I stället för fysiska filer, tänk på mappar som pappershögar där allt är relaterat till något: bearbeta omedelbart, gör senare och så vidare. Vem papperet tillhör är mindre viktigt än vad du planerar att göra det.

Jag rekommenderar att du tänker på hur du faktiskt använder dina meddelanden. Hänvisar du dem ofta? Använder du dem för att skapa möten? Hänvisar du till dem på ett specifikt schema eller när du pratar i telefon? När du börjar tänka på hur du använder din e-post ser du plötsligt nya möjligheter för mappar. Du kan till exempel spara ett steg eller två genom att gå direkt till mappen "Tomorrow morning" eller "First Thing" istället för att söka efter enskilda meddelanden du behöver först på en viss morgon.

Du kommer antagligen att upptäcka att du refererar till användningsmappar oftare än mappar. Jag rekommenderar att du håller dessa mappar högst upp i din inkorg genom att lägga till ett prioritetsprefix till mappens namn. Till exempel kan du namnge dina användningsmappar 1-Morning, 2-Boss och 3-Personal. Dessa värden tvingar Outlook att sortera dessa mappar högst upp i din inkorg, som visas i figur F. Eller hoppa över värdena och lägg till dem i din favoritlista.

Figur F: Lägg till siffror för att tvinga mappar överst i listan.

3: Flexibla kategorier

En av mina favoritfunktioner i Outlook är kategorier. De är ett extra lager av identifiering och specifikation. Du använder dem som liknar användningsmappar (# 2), men de är mer flexibla eftersom de sträcker sig över mappar och du kan tilldela många kategorier till samma meddelande.

I likhet med mappar beror kategorier på dina behov och hur du använder din e-post. Genom att tilldela kategorier kan du visa meddelanden efter kategori - över hela mappar - även om kategorin i sig inte finns i meddelandet. Till exempel kan du skapa en kategori för din chef eller avdelningschef (er). Om du fortsätter med detta, om du är en förläggare, kan du skapa kategorier som förvärv och kontrakt. Om du är redaktör kan du använda kategorier som produktion och kopieringsredigering. Överväg också att skapa kategorier som First Thing, At The Phone, Final Steps och From Home.

Kan du se hur dessa typer av kategorier kan göra dig mer effektiv? Du måste komma med listan och du måste komma ihåg att tillämpa dem när e-post kommer. För att göra det högerklickar du på meddelandet och väljer en kategori, som visas i figur G. Eller välj Alla kategorier för att se hela listan.

Bild G: Glöm inte att tillämpa en kategori när ett e-postmeddelande kommer.

Kanske är min favoritanpassade kategori Waiting On Author, som jag tillämpar när jag skickar en begäran om mer information. Det stämmer - du kan tillämpa en kategori på ett utgående meddelande enligt följande:

  1. I meddelandefönstret klickar du på dialogrutan Taggar (den lilla pilen i nedre högra hörnet av gruppen Taggar).
  2. I avsnittet Leveransalternativ klickar du på rullgardinsmenyn Kategorier och väljer en kategori ( figur H ).
  3. Klicka på Stäng. Som standard kommer Outlook inte att visa den nya kategorin i meddelandefönstret, men om du tittar på meddelandet i mappen Utkorg eller Skickad ( figur I ) ser du det.

Figur H: Du kan välja en kategori från den här listan.

Bild I: Outlook visar kategorin i mappen Utkorgen eller Skickad.

Varje morgon granskar jag snabbt enastående problem genom att kombinera kategorin Waiting On Author med en sökmapp. På ett ögonblick kan jag se vem som behöver en liten nudge utan att oroa mig för mapparna där dessa meddelanden lagras. Jag behöver inte heller söka efter varje meddelande individuellt.

Så här skapar du en sökmapp baserad på en kategori:

  1. Klicka på Sökmapp i navigeringsfönstret och välj Ny sökmapp.
  2. I den resulterande dialogrutan, tum ned till avsnittet Organisera post.
  3. Välj kategoriserad post ( figur J ).
  4. Klicka på Välj och välj kategori ( figur K ).
  5. Klicka på OK två gånger för att fylla i sökmappen.

Figur J: Välj kategoriserad post i avsnittet Organisera post.

Figur K: Välj din kategori från den här listan.

Med hjälp av kategorier kan du granska samma meddelande på olika sätt beroende på hur du behöver meddelandet vid en viss tidpunkt eftersom du kan tilldela mer än en kategori till samma meddelande. När en kategori inte längre gäller, ta bort den.

Mitt råd när jag litar på kategorier är att vara konsekvent och grundlig för bästa resultat. Om du vill lita på regler kan du göra det. Använd metadata eller ett begrepp som används konsekvent för att kategorisera meddelanden när de kommer. Om du använder sökmappen ofta lägger du till den i favoritlistan för snabb åtkomst.

Om du vill veta mer om Outlook-kategorier kan du läsa 10+ sätt att få ut mesta möjliga av Outlook-kategorier. Läs sedan Pro-tips: Kombinera Outlook-kategorier med en Word-e-postfusion för en praktisk och användbar användning av kategorier.

4: Uppgifter

Att organisera e-post kommer att frigöra tid som du kan använda för att faktiskt göra ditt jobb - och det är där uppgifterna kommer in. Du vet antagligen att du kan lägga till möten och andra möten i din Outlook-kalender, men du kan också spåra uppgifter. Till exempel kanske din chef skickar ett meddelande där du ber om din inmatning på något innan han möter en klient. Din chef angav inte ett möte med dig - bara begärde information. Du kan flytta det här meddelandet till aktivitetslistan. Sedan kan du återgå till din nuvarande uppgift - e-posten.

Du kan förvandla ett meddelande till en uppgift på följande sätt:

  1. Högerklicka på meddelandet.
  2. Välj Uppföljning och tilldela sedan en lämplig flagga ( figur L ). Om du väljer Anpassad kan du ange det faktiska datumet.
  3. Efter att ha tilldelat en uppföljningsflagg, kommer Outlook att visa uppgiften i Att göra-listan ( figur M ).
  4. Om uppgiften inte dyker upp, högerklickar du på Att göra-fältet och väljer Alternativ. I den resulterande dialogrutan, kolla Visa Visa uppgiftslista och klicka på OK.

Figur L: Tilldela önskad flagga.

Bild M: Din uppgift visas i din uppgiftslista.

Tyvärr är den här processen inte lika lätt i Outlook 2013 eftersom IMAP-konton i Outlook 2013 inte stöder dem lokalt. Tidigare versioner krävde en PST-fil, men Outlook 2013 inte. Du måste lägga till en PST-fil till din profil (och det är utanför artikelns räckvidd).

Om du använder Outlook 2013 eller behöver mer anpassning drar du meddelandet till genvägen Uppgifter längst ner i navigeringsfönstret. Outlook öppnar meddelandet i ett Aktivitetsfönster, där du kan ange ett förfallodatum och mer.

När du har skapat en uppgift kan du flytta respektive meddelande till en mer lämplig mapp. För att snabbt komma åt den, dubbelklicka på uppgiften för att öppna meddelandet. Du behöver inte komma ihåg vart du flyttade den eller söka efter den.

Du kan också kategorisera uppgifter. En meddelandekategori är också en del av en ny uppgift. Eller så kan du tilldela kategorier till uppgiften genom att högerklicka på den och välja kategorisera. För att sortera dina uppgifter efter kategorier, klicka på Ordna efter titel och välj Kategorier.

Kontrollera kaoset

Alla verktyg som granskas i den här artikeln kräver lite tanke och uppifrån arbete, men de är värda det. Outlook är ett hanteringssystem, men det fungerar bara när du använder dessa verktyg.

Skicka mig din fråga om Office

Jag svarar på läsarnas frågor när jag kan, men det finns ingen garanti. Var så specifik som möjligt när du kontaktar mig. Till exempel, "Vänligen felsöka min arbetsbok och fixa vad som är fel" kommer förmodligen inte att få något svar, men "Kan du berätta varför denna formel inte returnerar de förväntade resultaten?" makt. Nämn appen och versionen som du använder. Skicka inte filer såvida du inte begär det. initiala begäranden om hjälp som kommer med bifogade filer kommer att raderas olästa. Jag ersätts inte av TechRepublic för min tid eller expertis när jag hjälper läsarna, och jag begär inte heller en avgift från läsare som jag hjälper. Du kan kontakta mig på

Läs också ...

  • Tre avancerade tips för Word's innehållsförteckning
  • Office Q & A: Excel-inbyggda och hjälperformler
  • Hur du markerar helger och helgdagar i Excel
  • Hur man använder Word 2013: s hopfällbara rubriker

Microsoft Weekly Newsletter

Var ditt företags Microsoft-insider med hjälp av dessa Windows- och Office-handledning och våra experters analyser av Microsofts företagsprodukter. Levereras måndagar och onsdagar

Registrera dig idag

© Copyright 2020 | mobilegn.com