Fyra enkla tips för PowerPoint-användare

Alla är överens om att PowerPoint är ett kraftfullt presentationsverktyg. Att känna dig runt är nyckeln till att arbeta effektivt och produktivt. Oavsett om du använder det hela tiden eller sällan kan du antagligen lägga några av mina favoritips som fungerar för dig. Dessa tips är inte besläktade i naturen, men du kommer sannolikt att hitta dem användbara.

Tips 1: Skriv inte ut bilden

De flesta presentationer har en gemensam bakgrund, vare sig det är en enkel färg, en grafik eller ett inbyggt designtema. Att använda samma bakgrund är en bra praxis, men det kan komma i vägen när du skriver ut. Att skriva ut bakgrunden slösar bort bläck, och inte allt som ser bra ut på skärmen skriver också lika bra. Ofta gör bildens bakgrund det tryckta materialet svårt att läsa.

Om du skriver ut utdelningar via fliken Skriv ut kommer PowerPoint att utesluta bakgrundsbilden automatiskt. Å andra sidan, om du skriver ut de faktiska bilderna, kanske du vill dölja bakgrunden medan du skriver ut. Här är hur:

  1. Högerklicka på bildens bakgrund och välj Format bakgrund.
  2. Markera alternativet Dölj bakgrundsgrafik ( figur A ).
    Figur A
  3. Klicka på Stäng eller Använd på alla. Stäng döljer grafiken för bara den aktuella bilden. Att välja Apply to all döljer grafiken för alla bilder.

Tips 2: Se till att bilder verkar passa på bilden

Bilder (och annan stor grafik) fyller inte alltid bilden helt. Dessa filer passar antingen eller inte. Att försöka tvinga anpassning snedvrider vanligtvis bilden. När detta händer visas bakgrundsbilden eller färgen, som du kanske inte vill ha. En bild kan se lite på sin plats omgiven av presentationens andra designfunktioner eller en bakgrundsfärg som tävlar eller till och med distraherar, som visas i figur B.

Figur B

Den kontrasterande bakgrunden drar tittarnas uppmärksamhet.

Det är sant att du inte kan tvinga passformen, men du kan ge en illusion att bilden passar. Tekniken är otroligt enkel: ändra bildens bakgrundsfärg till svart. Det är allt! Eftersom skärmen är svart under en presentation försvinner bildens svarta bakgrund och alla dina tittare ser är bilden, som visas i figur C.

Figur C


Den svarta bakgrunden gör att bilden sticker ut och tittarna ser bilden, inte den kontrasterande bakgrunden.

Tips 3: Namnge objekt

När du lägger till ett objekt - bild, form osv. Tilldelar PowerPoint det ett standardnamn. Dessa namn är inte beskrivande, och om du bara har några få spelar det ingen roll. Men om du har många objekt är det bra att ge dem namn som betyder något för dig. På så sätt kan du enkelt välja dem. Figur D visar några överlappande ovala former i olika färger. I urvalsfönstret känner du inte en från den andra.

Figur D

PowerPoints standardobjektnamn är inte särskilt meningsfulla.

Att ge varje objekt ett meningsfullt namn hjälper dig att snabbt hitta och välja de objekt du behöver. Du kan namnge objekt på följande sätt:

  1. Klicka på fliken Hem.
  2. I gruppen Redigering väljer du Rutan i rullgardinsmenyn Välj.
  3. Dubbelklicka på ett objekt långsamt. Det första klicket väljer den faktiska formen. Det andra klicket infogar markören för redigering ( figur E ). Om det inte händer, försök igen och klicka långsammare.
    Figur E
  4. Vissa versioner av PowerPoint väljer namnet, men PowerPoint 2013 gör det inte. Byt ut namnet med ett mer meningsfullt namn ( figur F ).
    Figur F
  5. Upprepa ovanstående tills alla objekt har namn ( figur G ).
    Figur G

När du ger objekten meningsfulla namn kan du snabbt välja det objekt du tänker för första gången. Namn är särskilt användbara när objekt staplas och döljer objekt under det övre. Välj helt enkelt objektet med namn i markeringsfönstret istället för att flytta objekt på toppen av bunten för att komma åt de som ligger begravda.

Tips 4: Snabb åtkomst till huvudbilden

När du arbetar i normal vy kan du kanske besöka huvudbilden för att göra ändringar. Du kan göra detta på lång eller kort väg. Med den natursköna rutten klickar du på fliken Visa och klickar sedan på alternativet Slide Master i gruppen Presentation Views. När du är redo att återgå till normal vy klickar du på Stäng mastervy i gruppen Stäng. Här är den kortare vägen: Håll helt enkelt ner Skift -tangenten och klicka på Normal-ikonen ( figur H ) i statusfältet. För att snabbt återgå till normal vy klickar du på ikonen igen utan att hålla ner Skift.

Figur H

Normalikonen ger snabb åtkomst till huvudbilden.

Visst är att denna rutt inte är mycket snabbare än bandrutten, men den är lättillgänglig, och att veta mer än ett sätt att göra något är alltid bra. Här är några kortkommandon för Shift:

  • Håll knappen Skift intryckt när du ritar en linje för att få en rak linje.
  • Håll knappen Skift intryckt när du drar en oval för att få en cirkel.
  • Håll knappen Skift intryckt när du ritar en rektangel för att få en kvadrat.
  • Håll knappen Skift intryckt medan du klickar på Slide Sorter (i statusfältet) för att komma åt handout-masteren.

Fler tips?

Vi kan alla dra nytta av varandras upplevelse. Vilka är dina favorit-tidsbesparande PowerPoint-tips? Dela dina favoritips i diskussionstråden nedan.

Skicka mig din fråga om Office

Jag svarar på läsarnas frågor när jag kan, men det finns ingen garanti. Var så specifik som möjligt när du kontaktar mig. Till exempel, "Vänligen felsöka min arbetsbok och fixa vad som är fel" kommer förmodligen inte att få något svar, men "Kan du berätta varför denna formel inte returnerar de förväntade resultaten?" makt. Jag ersätts inte av TechRepublic för min tid eller min expertis, och jag begär inte heller en avgift från läsarna. Du kan kontakta mig på

© Copyright 2020 | mobilegn.com