Skapa ett snabbt org-diagram i PowerPoint

När du samlar en presentation för att leverera nyheter eller information om strukturen i ditt företag kan ett org-diagram hjälpa dig att förmedla den stora bilden. Om strukturen är stor eller labyrintisk, kan du bättre tjäna genom att skapa ett diagram i Visio eller något annat dedikerat diagramverktyg. Men om strukturen är relativt platt (eller lämpar sig för att delas upp i diskreta moduler, som kan placeras på en serie objektglas), kan du snabbt sätta ihop något i PowerPoint. Verktygen och alternativen är okomplicerade, och diagrammet du skapar kommer att smälta in i formateringen av presentationen, vilket sparar dig från att behöva ändra ett felaktigt diagram som skapats utanför PowerPoint.

Obs! Den här artikeln är också tillgänglig som PDF-nedladdning.

Det grundläggande

PowerPoint låter dig definiera org-diagramstrukturen enligt fyra roller. På toppen har du en ledare . Under ledaren finns hans eller hennes underordnade (som i sin tur kan ha sina egna underordnade). Människor som förekommer på samma nivå som en underordnad är kollegor . Du hittar också en plats för assistenter som förgrena sig från den person de hjälper till. Figur A visar detta schema i sin mest rudimentära form.

Figur A

Processen att skapa den här typen av org-diagram är egentligen bara den som lägger till att lägga till och ordna former som representerar anställdas relationer. För att demonstrera, låt oss skapa ett enkelt diagram. Sedan överväger vi olika sätt att finjustera det. Börja med att skapa en bild för org-diagrammet:

  1. Tryck på Ctrl + M för att infoga en ny bild.
  2. Välj Format | Skjutlayout för att visa rideslayoutfönstret, om det behövs.
  3. Klicka på alternativet Titel och innehåll under innehållslayouter.
  4. Klicka på Infoga diagram eller organisationsdiagram på ikonen som visas mitt i den nya bilden. PowerPoint öppnar dialogrutan som visas i figur B. (Obs! Du kan också komma åt den här dialogrutan oavsett bildlayout genom att gå till Infoga | Diagram eller klicka på knappen Infoga diagram eller Organisationsdiagram i verktygsfältet Ritning.)

Figur B

Organisationsdiagram är standardalternativet, så klicka bara på OK. PowerPoint sätter in ett diagram på bilden och visar verktygsfältet Organisationsdiagram, som visas i figur C. Du kommer att märka att diagrammet är omgivet av en prickad grå kant som definierar kartområdet (eller duk ). Du kan dra ett handtag på denna kant för att ändra dimensionerna på området. Som standard kommer PowerPoint att ändra storlek på kartans innehåll därefter. Du kan också dubbelklicka på dukgränsen för att öppna dialogrutan Formatera organisationstabell.

Figur C

När du har lagt in ett diagram består de grundläggande uppgifterna som krävs för att sätta upp det att lägga till former, lägga till namn eller etiketter till varje form och ställa in layout och formatering av diagramelementen så att de är attraktiva (eller åtminstone lätta att läsa och förstå).

Lägga till former

Lägga till former är helt enkelt en fråga om att välja en befintlig form, klicka på Infoga form i verktygsfältet Organisationsdiagram och välja rätt position. Du kan också högerklicka på en form och välja position från en genvägsmeny.

I figur D valde vi till exempel en underordnad och klickade på Infoga form. Som ni ser är våra val att infoga en underordnad, en kollega eller en assistent. Figur E visar vad som hände när vi satte in en underordnad: Den nya formen lades till under den ursprungliga och alla formerna skalades för att ge plats för tillägget.

Figur D

Figur E


Arbeta med former

Formerna i ett org-diagram är egentligen bara AutoShapes, som du kan arbeta med på olika sätt:

  • Om du klickar på en form och ser en kläckmärke kan du lägga till, redigera eller formatera text i formen.
  • Om du vill ändra själva formen (eller lägga till tillhörande former till den) klickar du på kanten för att visa flera små grå prickar runt den.
  • Om du vill välja flera former för modifiering håller du ned Skift när du klickar på var och en. (Det finns andra urval, som vi kommer att titta på inom kort.)
  • För att snabbt öppna dialogrutan Format AutoShape, dubbelklicka på en form.


Lägger till text

Att lägga till ett namn eller etikett i en form är precis som att infoga text i någon annan AutoShape (eller textruta). Klicka inuti formen och skriv önskad text. Du kan också tillämpa textformatering med vanliga medel. Till exempel kan du välja verkställande direktörens namn i toppformen och klicka på Fet-knappen för att göra det lite mer.

Justera layouten

När du har alla former i diagrammet kan du justera layouten om det behövs. Den vanliga standardlayouten som vi tittat på i tidigare exempel kan vara bra. Men om diagrammet är för trångt eller om du vill ändra hur grupper representeras kan du experimentera med layoutalternativen. I figur F har vi till exempel en hel del underordnade rapporter till ett par chefer, vilket gör strukturen svår att urskilja. För att förbättra sakerna klickade vi på formen för en chef och valde höger hängande från rullgardinsmenyn Layout i verktygsfältet Organisationsdiagram. Sedan gjorde vi samma sak för den andra chefen. Som figur G visar gör detta vertikala arrangemang ett bättre jobb med att visa vem som är grupperade under vem.

Figur F

Figur G

Du kan utforska layoutalternativen för att hitta det som fungerar bäst för dig. En ytterligare anmärkning här: Alternativet AutoLayout (i rullgardinsmenyn Layout) är som standard aktiverat. Om du måste bygga eller ändra diagramelement manuellt - till exempel att lägga till en andra ledare högst upp i hierarkin - kan du avmarkera det här alternativet. När AutoLayout är avstängt, kommer du att arbeta med AutoShapes frihand snarare än att begränsas av några schematiska regler. Kom bara ihåg att om du återaktiverar AutoLayout för det här diagrammet kommer sakerna att snäppas tillbaka till den konfiguration som verktyget tycker är bäst och du förlorar din anpassade struktur.

Formatera diagrammet

Det enklaste sättet att formatera ditt org-diagram är att låta PowerPoint göra det. Klicka bara i diagrammet och klicka sedan på Autoformat i verktygsfältet Organisationsdiagram. PowerPoint öppnar ett galleri med formateringsalternativ som du kan välja mellan. De flesta stilar anpassar sig till färgschemat för din presentation. Till exempel visar figur H hur alternativet Gradient ser ut för en bild med ett mörkrött färgschema. Om du senare tillämpar ett annat färgschema eller formgivningsmall kommer PowerPoint att ändra kartfärgerna så att de matchar.

Figur H

Om du hellre vill formatera ditt org-diagram kan du arbeta med elementen på samma sätt som alla andra AutoShapes - välj dem och tillämpa önskad formatering. Vi nämnde tidigare att du kan hålla ned Shift och klicka för att välja flera objekt. Men ett mer logiskt scenario skulle vara att tillämpa samma formatering på specifika objekt i samma kategori - till exempel alla former på en viss nivå, alla en chefsrapporter eller alla assistenter.

PowerPoint gör den processen lätt. Låt oss säga att du vill att Bev Greene och alla hennes rapporter ska vara bra, grönt. Välj form för Bev och klicka på Välj i verktygsfältet för organisationstabell. Välj Gren för att välja alla Bevs underordnade, som visas i figur I. (Att välja gren skulle också välja Bevs assistenter, om hon hade något.) Du kan sedan klicka på Fyll färg på verktygsfältet Ritning och välja grönt, som vi gjort i Figur J.

Figur I

Figur J

Sammanfatta

Vi har täckt mycket territorium här och introducerat de olika alternativen. Men i praktiken kan du förmodligen kasta ihop ett diagram på mycket mindre tid än det tog att läsa den här artikeln. Och glöm inte att du kan skicka ut din struktur över flera bilder för att hålla saker hanterbara. Skapa bara ett separat diagram för varje affärsenhet, division, avdelning eller team - vad som är meningsfullt för din presentation. Om du använder Autoformat behöver du inte oroa dig för ett konsekvent utseende från ett diagram till det nästa.

© Copyright 2020 | mobilegn.com