Skapa en snabb utbildningspresentation med PowerPoints Fotoalbum-funktion

Att försöka schemalägga träningspass för slutanvändare kan vara praktiskt taget omöjligt - och närvaro är heller ingen säker sak. En bra lösning är att sätta ihop en serie annoterade skärmbilder som illustrerar en procedur eller uppsättning funktioner eller användarscenarier och skapa en PowerPoint-presentation med dessa bilder. Du kan sedan distribuera presentationen via e-post, lägga den på företagets intranät, dela den på CD eller regelbundet vara värd för en brun väsklunch och köra bildspelet för de användare som kan göra det.

Det krävs en viss tanke för att ta de mest användbara skärmbilderna och se till att dina instruktioner är tydliga - men det är naturligtvis sant för allt utbildningsmaterial eller dokumentation du producerar. Åtminstone behöver du inte oroa dig för att spendera mycket tid på att skapa presentationen. PowerPoints fotoalbumfunktion gör den delen av processen till en bris. Låt oss gå igenom processen.

Obs! Den här informationen är också tillgänglig som PDF-nedladdning.

Första stegen

  1. Starta PowerPoint och stäng sedan den tomma presentationen som öppnas som standard. (Vi börjar från grunden.)
  2. Välj Bild från Infoga-menyn och välj Nytt fotoalbum ( figur A ).

Figur A

  1. I dialogrutan Fotoalbum ( figur B ) hittar du alternativ för att välja önskade bilder.

Figur B

  1. Klicka på knappen File / Disk för att öppna dialogrutan Infoga nya bilder ( figur C ).

Figur C

  1. Leta reda på och välj de bilder du vill använda och klicka sedan på Infoga. Som figur D visar kommer PowerPoint att placera dem i listan Bild i album. Du kan använda upp- och nedpiltangenterna för att ordna bilderna om det behövs.

Figur D

  1. Som standard är alternativet Bildlayout inställt på Fit To Slide, vilket är vad vi vill ha i det här exemplet. Men med den här inställningen vald kan du inte göra några andra designändringar här. Så fortsätt och välj tillfälligt 1 bild från rullgardinsmenyn Bildlayout för att aktivera de andra alternativen.
  2. Välj ett ramformalternativ om så önskas - vi går med Beveled. Klicka sedan på Bläddra och hitta designmallen du vill använda på din presentation. (Detta är valfritt, men du kommer förmodligen att förbättra bildens läsbarhet och utseende, och detta är det enklaste sättet att göra det.)
  3. Det finns olika sätt att lägga till instruktionerna som kommer att följa med dina bilder, men för att hålla saker enkla kommer vi att lägga till en separat bild för att hålla den förklarande texten som kommer före varje skärmdump. För att konfigurera detta klickar du på knappen Ny textruta så många gånger som behövs, matchar antalet bilder i din presentation ( figur E ).

Figur E

  1. Ändra inställningen för bildlayout till Fit to Slide och klicka sedan på Create.

Slutlig installation

Resten av processen handlar helt enkelt om att ordna bilderna och skriva / formatera texten. Figur F visar vår exempelpresentation i Slide Sorter-vy. Som ni ser är alla textrutans bilder i slutet av presentationen, så vi börjar med att klicka på var och en och dra den till rätt plats.

Figur F

När bilderna är på plats kan vi dubbelklicka på varje textbild för att visa den i bildvyn, ange instruktionerna som kommer att presentera skärmbilden som följer och formatera texten vid behov. I det här fallet valde vi rubrikteksten (steg 1, steg 2, etc.) och gjorde det 48 poäng. Sedan formaterade vi kroppstexten till 32 poäng. När vi redigerade titelrutschbanan (som PowerPoint skapar automatiskt för fotoalbum) var jobbet slutfört. Figur G visar resultaten.

Figur G

tweaks

Det här är ett lite snabbt och smutsigt sätt att sätta ihop en träningspresentation, och du kanske vill göra olika förfiningar. Till exempel kan du välja att inkludera dina instruktioner på samma bild som motsvarande skärmdump, eller så kanske du vill ha mer än en bild per bild. Men även med det bara ben som vi har beskrivit här, kommer du att upptäcka att du kan förmedla en uppsättning instruktioner ganska effektivt med en presentation som denna.

PowerPoint erbjuder också fördelen med portabilitet, vilket gör det enkelt att distribuera och dela din presentation. Välj bara Package For CD från File-menyn för att skapa en CD som innehåller alla nödvändiga filer, tillsammans med PowerPoint Viewer. (Före PowerPoint 2003 kallades den här funktionen Pack And Go Wizard.) Du kan också exportera paketet till en vald mapp istället för att sätta det på en CD. För information om hur detta fungerar, se "Hur gör jag ... Lägg en Microsoft PowerPoint-presentation på en CD?"

© Copyright 2020 | mobilegn.com