Ett Outlook på Office 365

Office 365 har precis genomgått en stor uppgradering som inkluderade en ansiktslyftning och UI-förändringar, samt förbättringar av sociala och kommunikationsaspekter. Förutom delade team och offentliga webbplatser har du nu SkyDrive Pro-lagring som gör att du kan 25 GB personlig online-lagring med delad granskning och redigering av filer samt synkronisering med skrivbordet. Detta möjliggör säkerhetskopiering och redigering offline, med automatiska uppdateringar av molnet.

Om du känner till Microsofts tidigare Small Business Server kommer de grundläggande Office 365-funktionerna att vara bekanta. Office 365 erbjuder Outlook, Kalender, Webbplatser (team och offentliga SharePoint-webbplatser), People (dina kontakter), SkyDrive och en ny Newsfeed. Det finns en tät integration mellan de olika funktionerna, och samarbete och dokumentversion är inbyggd. Office 365 tillhandahåller också webbappversioner av Word, PowerPoint, Excel och OneNote så att du kan skapa och redigera dina filer, såväl som alternativet att använd de senaste skrivbordsversionerna av Office-sviten. Om du redan använder det kommer Office 365 att integreras med befintliga licenser från Office 2007 och uppåt.

Jag har redan haft en Office 365-installation under några månader, så jag fick vägledning genom en uppdateringsprocess som flyttade mina tidigare filer till den nya versionen. Öppningssidan ger en ruta Kom igång som introducerar dig till det nya systemet under rubrikerna Samarbete, offentliga webbplatser och programvara, och hjälpinformationen är väl utformad och lätt att följa. Jag har täckt de steg som krävs för att köpa en licens och flytta från en MS Small Business Server i en tidigare kolumn, så i den här kolumnen börjar jag med en översikt över Outlook, som är tillgänglig från menyn högst upp i webbsida.

Syn

Outlook startar i den nu bekanta tre-fönstervyn, men utan bandmenyerna för hela Outlook 2013. Nya e-postmeddelanden kommer inte att visa grafik som standard, även om länkarna längst upp i e-posten tillåter dig att ta bort dessa begränsningar för e-postmeddelandet eller avsändare. Olästa e-postmeddelanden har en höjdpunkt (den tunna, blå linjen) och du kan välja flera e-postmeddelanden genom att klicka till vänster om e-postmeddelandet. När du väljer flera e-postmeddelanden ändras den högra visningsrutan till en meny med alternativ som gör att du kan ta bort, flagga, markera som läst / oläst eller flytta gruppen, som kan vara enstaka e-postmeddelanden eller konversationer.

I navigeringsfönstret till vänster på skärmen kan du högerklicka på en mapp för att skapa, tömma, byta namn på och ta bort mappar och ställa in arkiv- och behållningsprinciper samt mappbehörigheter.

Länken Uppgifter längst ner i navigeringsfönstret låter dig se och redigera dina aktuella uppgifter. Alla flaggade e-postmeddelanden visas i den allmänna aktivitetslistan, så det är ett enkelt sätt att markera inkommande e-postmeddelanden för ytterligare åtgärder. Uppgifterna kan kategoriseras med en ikon i annan färg, och redigeringen av uppgifterna ger både en enkel och detaljerad vy. Tyvärr är det fortfarande Mina uppgifter, och jag ser inget sätt att dela eller tilldela dem till andra personer i din organisation. Naturligtvis är detta vanligtvis jobbet i ett projekthanteringssystem som MS Project, men det skulle vara trevligt att ha funktionen.

Bredvid menyn längst upp på skärmen ser du din IM-status bredvid ditt kontonamn. Om du klickar här kan du hantera statusen för snabbmeddelanden. Medan Office 365 erbjuder Lync för chatt, ljud / videosamtal och möten, behöver du inte den för en chattchatt med någon i din organisation. Antingen hitta personen i People eller ett meddelande från dem och klicka på IM-ikonen i deras detaljer.

När deras namn visas i e-post eller People, kommer en grön markering eller ikon att indikera om de är online.

I vyrutan finns det vanliga alternativ för svar och vidarebefordring, men också en ellips (...) som leder till fler åtgärder. Menyn innehåller vanliga raderings-, utskrifts-, skräp- och kategoriseringsfunktioner, men låter dig också skapa en regel. Regler är en viktig funktion i Outlook, eftersom de låter dig hantera din e-post genom att automatiskt flytta, ta bort eller skicka e-postmeddelanden baserat på en mängd olika filter. Återigen erbjuds du en enkel metod för att skapa en regel baserad på innehållet i e-postmeddelandet eller en "fler alternativ" -länk som ger fler funktioner och undantag.

Den fullständiga uppsättningen Alternativ för Outlook är tillgänglig från menyn Inställningar som du öppnar genom att klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger på sidan. Du kan skapa och redigera regler och ställa in automatiska svar och lagringspolicyer samt hantera en mängd andra funktioner.

Jag har använt Outlook på webben i flera år, men den här versionen verkar kunna äntligen ersätta mitt Outlook på skrivbordet. Även Outlook 2013 är full med sina menyer i menyfliksområdet, medan Outlook Web App ger ett mycket renare användargränssnitt utan att offra det mesta av skrivbordsversionens funktionalitet. Nu är jag säker på att det kan finnas vissa funktioner på skrivbordet i Outlook 2013 som jag inte använder som fortfarande kan vara avgörande för vissa människor, men den här versionen kryssade verkligen i alla mina rutor. Om du inte gillar det blå-vita temat kan du välja bland olika teman som kommer att ändra menybakgrunden och markera färger.

Layouten fungerar bra på min Surface RT på IE11, även om jag föredrar zoomningen på 125 procent för att enkelt läsa och välja e-postmeddelanden. Jag använder främst IE10 på mitt skrivbord för Office 365, men jag försökte Firefox kort och hade inga problem, även om det verkade lite långsammare i displayen.

I min nästa kolumn ska jag titta på några av de andra aspekterna av det nya Office 365, inklusive SkyDrive Pro och den nya Newsfeed, som verkar mycket som en intern Facebook för din organisation.

© Copyright 2020 | mobilegn.com