5 enkla Word-tips som varje användare bör känna till

Även nya användare tar sig till Words användarvänliga gränssnitt och kan börja skriva in och formatera text snabbt. När du lär dig snubblar du på genvägar som gör ditt dagliga arbete ännu enklare. Här är fem tips som jag använder ofta när jag arbetar i Word. Inget av dessa tips är nya, varför jag alltid är förvånad över att höra en användare utropa att de är okända - de är så mycket en del av min Word-känsla att jag glömmer att andra kanske inte känner till dem.

1. Markera en mening med ett snabbklick

Ibland måste du redigera en hel mening - du kanske vill flytta den eller tillämpa formatering. Oavsett varför du behöver, vill du att processen ska vara enkel och enkel. Att klicka och dra för att markera meningen kan vara besvärligt, men det finns ett enkelt sätt att välja en hel mening. Håll knappen Ctrl intryckt och klicka på valfritt ord i meningen, och Word svarar genom att välja hela meningen för dig! På samma sätt, om du vill välja ett helt stycke, klicka var som helst i stycket tre gånger. Om du dubbelklickar utan att aktivera Ctrl -tangenten väljer Word det klickade ordet. Och här är ett sista snabbvalstips: för att välja en enda rad, flytta musen i vänster marginal tills den förvandlas till en stor pil. Klicka sedan till vänster om raden. Figur A visar resultatet av att använda denna metod.

Figur A

Välj en enda rad med text genom att klicka i vänster marginal.

2. Ange text var som helst

Om du har försökt skriva in text i mitten av en tom sida har du antagligen varit lite frustrerad. Hela huvudets repor i världen hjälper inte! Du kan klicka på en tom plats, men Word låter dig inte skriva in text. När detta händer kan du komma tillbaka till toppen av den tomma sidan och trycka på Enter flera gånger för att flytta ner på sidan. Det fungerar, men det är onödigt. Allt du behöver göra är att dubbelklicka på en plats och sedan låter Word dig skriva in text. Jag medger att det är lite otydligt och inte särskilt intuitivt, men ett dubbelklick är allt som krävs. Word kommer automatiskt att sätta in alla nödvändiga hårddiskar och flikar för dig.

3. Byt fall

Du kan ange fall medan du skriver, men du kan också enkelt ändra fall efter faktum. Det finns två sätt - i vilket fall som helst måste du välja den text du vill ändra först. Klicka sedan på alternativet Ändra fall i teckensnittsgruppen (på fliken Hem) och välj ett av alternativen som visas i figur B. Men det finns ett snabbare sätt: om du vill förbi bandet väljer du texten och trycker på Skift + F3 för att bläddra igenom rätt, övre och nedre i den ordningen.

Figur B

Ändra fall för den markerade texten.

4. Ändra snabbt formatering eller stilar

Att ändra dokumentets formatering eller stil kan vara en övning i tålamod. Det är tråkigt arbete, och du kanske missar något! Istället för att arbeta dig igenom dokumentet manuellt, använd Words ersättningsfunktion för att göra dessa ändringar för dig. Det är inte svårare att genomföra än de tre första tipsen - du måste bara veta rätt alternativ. Till exempel kan du använda Ersätt för att ändra alla kursiverade till fetstil enligt följande:

  1. Välj den text du vill ändra. Du kan välja en enda mening, ett stycke, ett stycke block eller till och med hela dokumentet.
  2. Klicka på Ersätt i redigeringsgruppen (på fliken Hem).
  3. Klicka inuti Find What-kontrollen (hoppa inte över det här steget).
  4. Klicka på Mer (om det behövs) för att komma åt sökalternativen.
  5. Klicka sedan på rullgardinsmenyn Format och välj Font.
  6. Ange sedan det format du vill ändra. I det här fallet väljer du Kursiv ( figur C ) och klickar på OK.
    Figur C
  7. Word kommer att visa det valda formatet under Find What-kontrollen ( figur D ).
    Figur D
  8. Klicka därefter inuti kontrollen Ersätt med (hoppa inte över det här steget).
  9. Klicka på Teckensnitt i listrutan Format.
  10. Välj den formatering du vill ändra den kursiverade texten till - i det här fallet skulle du välja Fet och klicka sedan på OK. På liknande sätt som det kursivformat i steg 4, kommer Word att visa fet stil under kontrollen Ersätt med.
  11. Nu är du redo att klicka på Ersätt nästa eller Ersätt alla.

Om du vill ersätta en stil använder du samma instruktioner, men istället för att klicka på Font i steg 5 och 8, välj Style. När du gör det kommer Word att visa dialogrutan Sök stil så att du kan ange den stil du ska ersätta och den nya stilen. Om den här tekniken inte fungerar för dig, gå igenom steg 3 och 7; Du måste klicka i dessa kontroller innan du väljer befintliga och nya teckensnittformat.

5. Återgå dina redigeringssteg

Oavsett om du redigerar när du anger text eller efter att du redan har skrivit in sidor värda, kan du uppskatta detta sista tips: tryck på Skift + F5 för att bläddra igenom dina tidigare redigeringar. Den här genvägen kommer till och med att komma ihåg din senaste redigering när du öppnar ett dokument igen (om du sparat den redigeringen). Öppna helt enkelt dokumentet, tryck på Skift + F5 och Word flyttar markören till den senaste redigeringen du sparade innan du redigerar dokumentet. Denna genväg är (ibland) ett bra sätt att snabbt återvända till där du slutade arbeta - men kom ihåg, det är inte riktigt samma sak. Din senaste sparade redigering kan vara flera stycken eller till och med sidor bort från var du senast arbetade. Lyckligtvis gör Word 2013: s nya Resume Reading-funktion (även tillgänglig i PowerPoint 2013) den oförutsägbara användningen onödig.

Word hänvisar till denna funktion som Go Back-kommandot. Förväxla inte det med Word's Undo-kommando - Ctrl + Z - eftersom de inte är samma sak. Words Go Back-funktion kommer ihåg de fyra senaste redigeringarna, medan Ångra-funktionen endast är begränsad av minnet. De presterar inte heller på samma sätt. Gå tillbaka flyttar markören till föregående redigering, medan Ångra faktiskt gör ändringar i ditt dokument genom att vända det du har gjort.

Vilka andra vanliga tips rekommenderar du för Microsoft Word? Dela din favorit i diskussionstråden nedan.

© Copyright 2020 | mobilegn.com