3 stora genvägar i Microsoft Outlook

Microsoft Outlook erbjuder ett antal verktyg för att organisera meddelanden, kontakter och till och med möten. Ju mer du använder Outlook, desto mer uppskattar du genvägar. Det man ska komma ihåg om genvägar är att det som fungerar för vissa inte ens kommer att vara avlägset bekvämt för andra. Du vill hitta genvägar som kompletterar ditt arbetssätt. För det ändamålet vill jag dela tre av mina favoritgenvägar i Outlook.

1. Skapa ett meddelandeflyttande snabbsteg

En av de mer populära användningarna för regler är att flytta meddelanden till en annan mapp än inkorgen. Detta är ett av mina minst favoritorganiseringsverktyg eftersom jag glömmer att kolla de andra mapparna, och meddelanden sitter så några dagar utan svar. Jag föredrar mycket att använda snabbsteg för att flytta meddelanden snabbt - efter att de har kommit in i min inkorg, och jag har beslutat att behålla dem och svara senare. (Snabbsteg stöds av Outlook 2010 och 2013.)

Att flytta meddelanden manuellt är inte svårt - det är en enkel dra och släpp, såvida du inte har många mappar eller om du arbetar på en bärbar dator eller bärbar dator. Då kan det vara lite besvärligt, och det är där snabbsteg kan hjälpa.

Att skapa snabbsteget är nästan lika enkelt som att använda det: namnge det och lägg sedan till en åtgärd. Åtgärderna är begränsade, så detta är inte ett universalmedel för alla dina upprepade meddelanden. Dessutom kan du behöva skapa flera om du har massor av mappar. Låt oss nu skapa ett snabbsteg som flyttar det markerade meddelandet till en mapp med namnet Work. Med Outlook och Mail-fönstret öppet gör du följande:

  1. Klicka på fliken Hem.
  2. Klicka på Skapa nytt i gruppen Snabbsteg.
  3. I den resulterande dialogrutan, namnge det nya steget - vi namnger det nya steget Flytta till arbete.
  4. Nu är du redo att ange åtgärden. Välj Flytta till mapp i rullgardinsmenyn Välj en åtgärd.
    Figur A
  5. Outlook visar en ny rullgardinsmeny. Välj mappen Arbete i rullgardinsmenyn Välj mapp. I detta fall finns inte Work-mappen i den första listan. När detta händer väljer du Annan mapp ( figur B ).
    Figur B
  6. I den resulterande dialogrutan väljer du mappen och klickar på OK och klickar sedan på Slutför ( figur C ).
    Figur C

När du har snabbsteget på plats är flyttmeddelanden ett snabbklick. Välj meddelandet eller en grupp meddelanden och klicka sedan på snabbsteget, som visas i figur D. Outlook gör resten!

Figur D

Klicka på ett anpassat snabbsteg.

Det här hjälper inte några av er. Om du arbetar på en stationär enhet med en enorm bildskärm, som jag gör när jag är på mitt kontor, behöver du inte den. En snabb dra och släpp är lika enkelt som att klicka på snabbstegen. Å andra sidan, när jag är borta från kontoret och jobbar på en liten anteckningsbok eller bärbar dator, kommer detta snabbsteg verkligen praktiskt. Dra och släpp med en fingertopp är nästan omöjligt, och resmusen är inte mycket bättre. Dessutom är skärmen mycket mindre och min mapphierarki är lång, så dessa snabbsteg hjälper mig verkligen.

2. Bypass Outlook: s bilaga

Om du bifogar en fil till ett utgående e-postmeddelande använder du antagligen alternativet Bifoga fil i gruppen Inkludera. Om du klickar på det alternativet öppnas ett surffönster där du kan hitta och välja den fil du vill skicka. Det är enkelt och vägen du vanligtvis tar. Ibland kan du kringgå den här rutten, om du redan arbetar i Windows-mapphierarkin - och det händer mig oftare än inte.

Låt oss nu anta att du just har använt Windows Explorer för att öppna en fil och göra några ändringar. När du sparar och stänger filen finns du i Explorer-fönstret med mappfillistan, som visas i figur E, på skärmen.

Figur E

Kopiera en fil i Windows Explorer.

Om du vet att din nästa uppgift är att öppna Outlook och skicka ett meddelande med den filen som en bilaga:

  1. Välj filen i mapplistan (vid behov).
  2. Tryck på Ctrl + C för att kopiera den till Urklipp.
  3. Öppna Outlook och öppna ett nytt meddelande.
  4. I karaktersektionen i det tomma meddelandet, tryck på Ctrl + V, och Outlook klistrar automatiskt in din fil i meddelandet som en bilaga ( Figur F ).
    Figur F

Om du redan är i Outlook och Windows Utforskaren inte är öppen för rätt mapp är alternativet Bifoga fil bifoga effektivare. Denna genväg är ett annat sätt att spara några klick om du arbetar som jag gör - stänga filer och sedan bifoga dem till ett e-postmeddelande direkt.

3. Zoommetoden i Outlook

Min 22-tums HD-bildskärm är min stolthet och glädje, men jag kan inte ta den på vägen. När jag använder en bärbar dator eller en bärbar dator för att fungera, måste jag ofta zooma in på meddelanden, särskilt om jag har skjutit mina glasögon till toppen av mitt huvud och jag inte hittar dem. Det finns tre sätt att öka teckensnittets storlek i ett Outlook-meddelande - två är tillfälliga, ett är permanent. Jag använder alla tre.

Min favorit tillfälliga zoommetod är att hålla ner Ctrl -tangenten och rulla mushjulet framåt och bakåt för att zooma in respektive ut. Den här genvägen fungerar inte på samma sätt i alla Outlook-fönster. I kalendern bläddrar det till exempel i kalendern istället för att zooma. Ibland gör det ingenting alls. I Outlook 2010 och 2013 kan du också zooma in och ut med zoomreglaget i nedre högra hörnet, som visas i figur G.

Figur G

Använd Outlook's zoomreglage.

Om du vill anpassa fontstorleken för vanliga textmeddelanden permanent gör du följande:

  1. Klicka på fliken Arkiv och välj Alternativ.
  2. Välj Mail i den vänstra rutan.
  3. Klicka på brevpapper och teckensnitt i avsnittet Skriv meddelanden.
  4. Klicka på lämpligt teckensnittalternativ på fliken Personlig brevpapper och ändra sedan storleken i den resulterande dialogrutan ( figur H ).
    Figur H
  5. Klicka på OK tre gånger.

Om du använder Outlook 2007 eller en tidigare version väljer du Alternativ på Verktyg-menyn och klickar sedan på fliken Mailformat.

Den här inställningen ökar inte (eller minskar) fontstorleken för Outlook-gränssnittet eller andra fönster. Det fungerar bara med det nya meddelandefönstret eller för att svara och vidarebefordra.

Genvägar

De två första genvägarna är sätt att utföra enkla uppgifter utöver de inbyggda alternativen. Inget avser att erbjuda ett alternativ till den vanliga rutten. Zooma in och ut är något de flesta av oss behöver göra på en eller annan tid. Om du hittar att du zooma ofta har jag också inkluderat instruktioner för att permanent öka teckenstorleken för dina meddelandefönster.

Skicka mig din fråga om Office

Jag svarar på läsarnas frågor när jag kan, men det finns ingen garanti. När du kontaktar mig, var så specifik som möjligt: ​​till exempel "Felsök min arbetsbok och fixa vad som är fel" kommer förmodligen inte att få något svar, men "Kan du berätta varför den här formeln inte returnerar de förväntade resultaten?" makt. Om du ställer en fråga om en viss artikel, vänligen inkludera artikelns titel om du kan. Jag ersätts inte av TechRepublic för min tid eller min expertis, och jag begär inte heller en avgift från läsarna. Du kan kontakta mig på

© Copyright 2020 | mobilegn.com