WorkZone: enkelhet i projektledningen med några grova kanter

WorkZone är en webbaserad projekthanteringsplattform som strävar efter att träffa den söta fläcken mellan ett komplext verktyg som Microsoft Project och de enklare programvaran SaaS-baserade verktyg för sociala uppgifter. De goda människorna på WorkZone arrangerade en utvärdering av deras plattform så att jag kunde granska den för TechRepublic.

Projektets arbetsytor

Projektarbetsområden i WorkZone är väl utformade och designade; Jag gillar särskilt förmågan att filtrera vyer efter datum, projektansvariga och projektkategori. En sak som saknas som kommer med många andra plattformar är en aktivitetsström.

Som standard är arbetsytor öppna för projektuppgiftslistan ( figur A ), vilket gör WorkZone till alla affärer. Jag känner till team som skulle hitta Project To-Do List mer än en matchning för deras projekthanteringsbehov eftersom de kräver enkelhet inte ett komplext Gantt-diagram. Project to-Do List är central för WorkZone-arbetsytor, men det är inte nödvändigtvis där du spårar projekt - det finns en separat Project Tracker. Jag önskar att integrationen av to-do-listan och Project Tracker var mer uppenbar; WorkZone-användargränssnittet behandlar dem som separata enheter, vilket känns lite onaturligt.

Figur A

En projektuppgiftslista som sträcker sig över flera arbetsytor. (Se en förstorad bild av bilden.)

Jag gillar inte att du måste gå under Inställningar och till Setup-menyn för att ställa in ett nytt arbetsområde jämfört med att kunna skapa ett arbetsområde direkt från rullgardinsmenyn Select Workspace. Visst är att det är en mindre nitpick, men det är en vanlig funktion i många av dagens plattformar för projekthantering och samarbete.

Jag gillar dock hur enkelt du kan få fram andra användbara vyer, inklusive:

  • Projekt efter ansvarsfullt
  • Avslutade projekt
  • Aktiva projekt 100% slutförda
  • Aktivitet: Sista 7 dagar

Project Tracker

Project Tracker ( figur B ) är där du kan spåra större och mer komplexa projekt inom ditt WorkZone-arbetsområde. Project Tracker har filteralternativ som hjälper dig att ändra dina synpunkter på projektinformation ( figur C ).

Figur B

Project Tracker (Se en förstorad bild av bilden.)

Figur C

Visa endast UPPGIFTER som matchar. (Se en förstorad bild av bilden.)

Dokumenthantering och delningsfunktioner

Dokument delas upp efter projekt och du har möjlighet att skapa mappar i projektet. Du kan bara ladda upp dokument från ett projekt eller en mapp.

Dokumenthanteringsverktygen ( figur D ) är ett exempel på hur enkelhet fungerar till plattformens fördel.

Figur D

Dokumenthanterarens rena layout (Se en förstorad bild av bilden.)

Figur E visar tillgängliga WorkZone-dokumenthanteringsfunktioner.

Figur E


Dokument som en del av ett WorkZone-projekt (se en förstorad bild av bilden.)

WorkZones dokumentdelningsfunktioner är grundläggande men tillräckliga för enkel dokumentdelning och samarbete.

Projektrapportering

Ett objekt på min teknikförfattares hinklista är att skriva ett inlägg om slutet på Microsoft Word-statusrapporten. Jag har arbetat inom den federala och kommersiella sektorn, och statusrapporten för Word-dokument verkar alltid vara ett mer burokratiskt verktyg än projektspårning.

För det ändamålet är jag glad att se att WorkZone har ett antal projektrapporter tillgängliga för att spåra aktiviteter, inklusive:

  • Instrumentpaneler som ger en snabb vy över senaste aktiviteter, kommande artiklar, nya dokument, godkännanden och avslutade uppgifter.
  • Projektvyer som erbjuder status efter projekt.
  • Arbetsbelastning av den ansvariga parten och efter kategori.
  • Användningsöversikt och aktivitetsloggar.

Figur F visar instrumentbrädan för den senaste aktiviteten.

Figur F

Aktuell instrumentbräda (se en förstorad bild av bilden.)

Alternativ för projektrapportering bör vara attraktiva för organisationer med måttliga till höga rapporteringskrav. Distribuerade projektgrupper kan också använda WorkZone-rapporteringsfunktionerna för att ge deras ledningsgrupp mer insyn i sina projekt och uppgifter utan att beskatta teammedlemmar med onödiga nivåer av statusrapportering eller kommunikation.

Uppstart

Setup-menyn styr alla WorkZone-arbetsytor. Tyvärr hälsar meddelandet "Välj en länk från vänster meny" dig när du öppnar menyn. 2013 är det här meddelandet billig när de borde ha hittat en bättre användning för skärmen fastigheter.

Setup blir förvirrande när du klickar på Setup på All Workspace-nivå och sedan skickar det dig till en menyn på webbplatsnivå. Om du befinner dig inom ett arbetsområde och klickar på Inställning, fördes du till en arbetsuppsättning nivåinställning, vilket kan förvirra vissa användare och till och med administratörer. Jag tror att bättre avgränsning skulle hjälpa användbarheten.

En dold pärla bland installationsinställningarna är Partner Firms. Med den här funktionen kan du ställa in säker åtkomst till partnerföretag för att utbyta information med dem. Kolla in om du arbetar för en organisation som samarbetar med andra företag, entreprenörer eller frilansare på projekt.

Slutgiltiga tankar

Medan WorkZones design har några grova kanter och det saknas sociala verktyg som ett aktivitetsflöde, tycker jag att dess enkelhet är idealisk för vissa projektleveransorganisationer. WorkZone är ett bestämt alternativ för projektgrupper som vill ha en lösning som passar mellan social uppgiftshantering och mer komplexa plattformar för projektledning.

För prissättning av plattformar, vänligen kontakta WorkZone.


© Copyright 2020 | mobilegn.com