Den nya funktionen "Kan kommentera" från Google Dokument ger dig alternativ

Google Docs är inte känt för sin överlägsna ordbehandlingsstyrka (även om det blir bättre), utan är känt för sitt rika samarbets- och delningsfunktioner. Delningsfunktionen handlar inte bara om att lägga till redaktörer och tittare i ett dokument. Samarbetspartners kan nu chatta i ett dokument, spåra och klara kommentarer, samtidigt redigera och ändra ett dokuments synlighet. Dokument kan till och med delas med användare som inte har ett Google-dokument via bilagan.

Kan kommentera

Under de närmaste dagarna släpper Google ett nytt delningsalternativ som heter "kan kommentera". Användare som har fått detta tillstånd kan inte bara visa ett dokument, de kan också göra och svara på kommentarer utan att ha redigeringsrättigheter.

Google ger dig verktygen för att dela och samarbeta om dokumenten, men dessa alternativ är inte lämpliga för alla målgrupper. Som Doc-ägare bör du välja en samarbetsmetod som passar bäst för din publiks verktygssättning, tekniska förmåga och målet för samarbetsprojektet.

Följande illustrerar fyra scenarier och det bästa samarbetsalternativet för Google Dokument att välja för varje.

Scenario 1: Skicka en kopia av ett dokument till en användare som inte är Google Apps

Samarbetsalternativ: Skicka som bilaga

Om du skapar en fil i Google Dokument kan du dela den här filen med en användare som inte är Google Apps genom att välja åtgärden "Skicka som bilaga" från menyn Samarbete (nytt gränssnitt) eller knappen Dela (gamla gränssnitt).

När du väljer att skicka en fil på detta sätt kan du välja vilken filtyp du vill konvertera dokumentet till. Filtyper sträcker sig från Microsoft Office-filer, till PDF, till HTML, till Rich Text Format beroende på vilken filtyp du skickar.

Mottagaren kommer att få filen som en bilaga till ett e-postmeddelande. Du kan lägga till ett speciellt meddelande när du skickar filen via bilaga.

Nackdelen med detta är att en post av det skickade meddelandet inte visas i din skickade e-post-etikett i Gmail. Om mottagaren dessutom gör ändringar i sin version av den bifogade filen ser du inte dessa ändringar i Google Dokument.

Den här metoden att samarbeta är bäst när dokumentet du skickar är i sin slutgiltiga revidering och användaren du delar det med inte har ett Google-konto.

Scenario 2: Samarbeta om en mötesagenda med en liten grupp Google Docs-användare

Alternativ för samarbete: Lägg till användare som redaktörer

Om du skapar en mötesagenda och vill att alla deltagare ska kunna lägga till sina diskussionsobjekt till agendan bör du skapa ett privat Google Dokument och sedan lägga till alla mötesdeltagare som "redaktörer".

Genom att ställa in synlighetsalternativet som Privat kan bara de användare som du bjuder in specifikt se eller redigera det här dokumentet. Om mötet du organiserar är ganska litet (mindre än tjugo personer) och du vill ha all feedback, bör du lägga till dem som redaktörer. På så sätt kan de redigera mötesagendan med sina egna artiklar. Detta är en tidsbesparing jämfört med att alla tjugo deltagare skickar e-post till sina agenda-tillägg.

Med verktyget Revisionshistorik kan du se vilka användare som har gjort vilka ändringar. Du kan också använda det här verktyget för att återgå till äldre versioner av dagordningen om en av användarna gjorde ett misstag och raderade någon annans arbete.

När mötesagendan har ställts in kan du ändra medarbetarens status till "visare" så att de fortfarande kan se Dokumentet men inte kan göra ändringar i den

Scenario 3: Publicera en policy eller procedur inom din organisation

Alternativ för samarbete: Gör dokumentet synligt och synligt över hela ditt domän

Låt oss säga att du just har reviderat ditt företags policy för sjukfrånvaro och att du vill publicera det på ditt intranät eller dela det via e-post. Istället för att lägga till alla i ditt företag som en tittare, kan du bara ändra dokumentets synlighetsalternativ så att alla i din organisation kan hitta och få tillgång till det.

När du väljer den här inställningen ser du en unik URL visas i fönstret Delningsalternativ som du kan dela via e-post, chat eller post på webben. Endast användare som har ett användarnamn och lösenord på din domän kan se detta dokument. Detta synlighetsalternativ tillåter också användare att hitta dokumentet genom att söka efter alla dokument inom din domän.

Om du gör ändringar i policydokumentet visas ändringarna direkt för de personer som tittar på eller söker efter dokumentet. Du kan också lägga till ytterligare redaktörer till detta dokument om två eller tre personer författar dokumentet. Som ägare till dokumentet är det du som har den ultimata kontrollen för raderingen, så var försiktig.

Scenario 4: Skriva upp ett klientförslag som kräver direkt feedback från dina kollegor

Alternativ för samarbete: Lägg till användare som "redaktörer" eller "kommentatorer" och använd kommentarfunktionen i Google Dokument.

Om du arbetar med ett privat dokument och vill begära feedback från dina kollegor direkt om dokumentet kan du dra nytta av Google Docs senaste kommentarfunktioner. Redaktörer och kommentarer kan lägga till kommentarer och svara på kommentarer på ett Google Doc, men bara redaktörer kan göra ändringar i själva dokumentet.

Google Docs nya kommentargränssnitt spårar kommentarsamtalet mellan redaktörer och kommentarer. Det finns också en "lösa" -knapp som kan väljas när diskussionen har lösts. Detta är ett bra sätt att spåra och hantera diskussionen kring dokumentet. Dokumentägaren kan begära feedback från flera personer, men har slutligen kontroll över att göra ändringar i dokumentet.

Den nya funktionen "Visa kommentarström" gör att doc-redaktörer och kommentarer kan se hela kommentarhistoriken. Användare kan också justera hur de får meddelanden om ändringar och kommentarer till en metod mer i linje med deras personliga preferenser.

Livechattfunktionen i Google Dokument är fortfarande tillgänglig, men kommentarfunktionen hjälper till att fånga den asynkrona konversationen runt dokumentet.

Power-användare

Dessa funktioner bör inte användas av Google Docs nybörjare eller icke-tekniska användare utan ordentlig utbildning och instruktion. Och även om samarbetsfunktionerna i Google Dokument är kraftfulla och kan spara mycket tid, bör du vara säker på att du väljer det samarbetsalternativ som är bäst lämpat för ditt projekt och dina kollegor.

Läs också:

  • Nya funktioner i Google Apps är designade för samarbetsgrupper
  • Kontinuerlig innovation i Google Apps är det en välsignelse eller en förbannelse?
  • Den 1 augusti stöds Google Apps endast i moderna webbläsare

© Copyright 2020 | mobilegn.com