Det största implementeringen av Google Apps som jag sett - del 1

Redaktörens anmärkning: Det här är det andra i en 2-delad minisakstudieserie om implementering av Google Apps. Del 2 av serien publicerades i februari 2012.

Chansen är stor att du har hört talas om Genentech. Roche-dotterbolaget har funnits i en generation och har nu över 11 000 anställda. I Bay Area är det känt för att sätta South San Francisco på kartan, en stad som är känd som centrum för bioteknikindustrin.

Under de första dagarna av Google Apps var Genentech en ankare för honom för den då nya produkten. Och de kom ombord av en ganska tråkig anledning - ett trasigt kalendersystem.

Det som hände nästa hade stora konsekvenser för både Genentech och Google.

Integration

2007 visste vi att vi behövde ersätta vår misslyckade infrastruktur och började titta på alternativ, sade Adam Graff, Genentech / Roches chef för samarbete och mobilitet.

"Vi hade kommit ut ur en mycket hög tillväxtperiod och visste att vi ville försöka undvika att implementera stor, komplex infrastruktur som vi skulle behöva kämpa med skalning när vårt företag växte, " sade Graff.

2007 saknade Google en företagsprodukt som används av stora företag, men Genentech kontaktade dem med idén att använda Google Kalender och Mail. Google omfamnade omedelbart idén, och det startade Genentechs resa in i molnet. Idag använder företaget även Google Search Appliance, internt och externt.

I mitten av 2008 hade Genentech helt integrerat Google Kalender och dokument. I slutet av 2010 slutförde de sina slutliga e-postmigreringar. Även om hela projektet tog över tre år, hade Genentech ett enskilt skäl att göra det till mållinjen: total integration.

"Googles fokus på innovation, tät integration mellan applikationer, förmåga att skala snabbt, erfarenhet av molnet och robust global molninfrastruktur var de största påverkningarna i vårt beslut, " sa Graff.

"Då visste vi att vi satsade på framtiden, och det har betalats på många, många fler sätt än väntat."

Backstory

Innan vi blir lyckliga till med fördelarna med integrationen, låt oss utforska Genentechs bakre historia och ta reda på vad som verkligen krävs för att slutföra en företagsstor integration.

"För att sätta sammanhang, " sa Graff, "vi var den första stora kunden som migrerade till Google Apps, så vår migrationsstrategi och timing var mycket annorlunda än vad som finns idag."

Genentechs kalendervandring tog ungefär nio månader att förbereda - inklusive långa förhandlingar med deras juridiska avdelning.

"Vi bytte över en helg, " sa Graff.

"Folk lämnade på en fredag ​​i ett kalendersystem och på måndag kom de in och började arbeta i Google Kalender. Vi hade hjälp från tredje parter i vår övergång som hjälpte till med datamigreringsprocessen och organisationsförändringshantering / utbildningsinsatser, och Google hjälpte också till med go-live-dagen. "

Här är där Genentech verkligen var en tidig adopter. De använde Google Guides - anställda i kraftanvändare som hjälpte varje team att komma igång med Google Apps. Detta är när Google Guides-programmet var ganska nytt.

"Vi hade ett 1:10 förhållande mellan Google Guides till slutanvändare, medarbetarbyte agenter, på marken för att göra det möjligt för oss att framgångsrikt byta på go-live-dagen och för att minska belastningen på vår interna IT-tjänst Det var spännande och extremt framgångsrikt, "sa Graff.

Trickle strategi

Genentech gjorde också ett antal andra saker annorlunda än det vanliga företaget. De verkställte aldrig ett "e-posttak", eller en anställds inboxgräns.

"Eftersom vi tillåtet för obegränsade postlådestorlekar, historiskt taget, tog vår e-postmigrering lite längre tid och vi använde en trickle-strategi, snarare än big-bang, " sa han.

Så här ser "trickle-strategin" ut:

"Vi migrerade i grupper på cirka 400 per vecka 2010 och hade ett robust utbildnings- och förändringshanteringsprogram för att hjälpa folk med förändringen, " sa Graff.

"Vi pressade webbgränssnittet som det primära användargränssnittet för e-post, vilket innebar en stor justering för de flesta som arbetar på Genentech, som kommer från ett mer traditionellt e-gränssnitt användargränssnitt, som Outlook, Apples Mail eller Thunderbird."

Spridning

Varje gång jag träffar ett företag som har framgångsrikt implementerat en samarbetssvit, vill jag alltid veta hur de bröt ut fasningen av implementeringen. Så många företag skruvar upp detta, så notera hur Graff bryter ner Genentechs utrullning. Den här nästa delen kanske inte är särskilt "sexig", men att läsa den kan spara frustration om du är en del av en liknande implementering.

Fas I: Planering, förberedelse och iscensättning

Det är här Genentech bestämde strategi för migrering och förändringshantering och katalogiserade integrerade applikationer. De arbetade också med data-migrationsskript och process, utvecklade utbildnings- och kommunikationsutkast och utvecklade integrationsgränssnittsersättningar och migreringsplanering. Ganska tvättlista över aktiviteter.

Fas II: Pilot

Det är här testmigreringar ägde rum. Samling och införlivande av feedback från användarupplevelser genomfördes också här. Processer för migrering / förändringshantering förfinades. Det är också här som ändringsagenterna (Google Guides) informerades och utbildades.

Fas III: Schemaläggning, information och utbildning

Detta är i hög grad en fortsättning av fas två, med en twist - schemalägga migreringar och informera och utbilda slutanvändare.

Fas IV: Go-Live

Det är här datamigreringen utfördes och fortsatt användande av antagande för slutanvändare inträffade. Support och utbildning fortsatte och upplösningen av buggar / dataavvikelser började.

Fas V: Fortsatt adoptionsstöd

Det är här långsträckan börjar - det fortsatta stödet för utbildning och förändringshantering för slutanvändare fortsätter i upp till ett år efter det att den första migrationen har slutförts.

Kultur

Graff har några tips om tidshantering och kulturens betydelse under migrationen:

"Underskatta inte den tid du kommer att spendera på att schemalägga migration av slutanvändare, om du inte använder ett big-bang-tillvägagångssätt och är ett stort företag, " sade han.

"Se till att du har nära partners i dina olika affärsenheter, som kan hjälpa till med anställdas engagemang / adoption."

"Slutligen, " sa Graff, "ditt nätverk för förändringsagenter är avgörande för din framgång; se till att du håller dem informerade och engagerade när du arbetar genom piloten, implementeringen och fortsätter adoptionsstöd."

Om några dagar kommer vi att undersöka Genentechs rekommendationer om hur man arbetar med Googles innovationscykel och hur Google+ bättre kan passa företagens företags behov.

© Copyright 2020 | mobilegn.com