Så fungerar Google Apps när faktiska människor använder det

För cirka sex månader sedan ville ett dussin personer i Buffalo, NY, inklusive mig själv, sätta ihop en sak som skulle få människor att prata om bra idéer. Den saken var TEDxBuffalo, en licensierad, oberoende organiserad och mycket mindre version av de globala TED-konferenserna som producerar de hårt virala "TED Talks" -videor som även din farbror i Omaha tycker är snygg. Med tiden växte det dussinet till en större grupp medhjälpare, och vi behövde något för att hantera våra kommunikationer, dokument och massor av information. Jag var killen i toppen och jag valde en Google Apps-installation.

Varför Google Apps?

Jag valde Google Apps av några orsaker. För det första hade det faktiskt gjorts ett misslyckat försök på en TEDxBuffalo före vår runda, och vi kunde rädda den Google Apps-installationen, vilket gjorde att vi kunde använda den mer tillåtna gratisinstallationen innan Google förlorade den gratis användargränsen till 10 personer . Företag har tvingande skäl att uppgradera, men vår TEDx-händelse var en ideell, all-volontär sak, så vi tyckte om chansen att ha våra egna domänverktyg gratis.

De flesta av vår grupp var ganska tekniskt kunniga, och några få var riktiga veteraner och fans av Gmail, Google Docs och andra gratisverktyg från Mountain View. Och jag var långt ifrån opartisk - jag skrev min Android-nybörjarguide i Google Docs, hanterade en enorm del av mitt liv genom Gmail och Google Kalender, och jag hade använt Google-verktyg i samarbete med mina medredaktörer på Lifehacker tidigare. Google var vägen att gå, verkade det.

Kostnaden för ett gratis verktyg framgick direkt. Det var ganska lätt att sätta upp " " -konton från mitt slut och till och med skapa undergrupps-e-postlistor för "Marknadsföring", "Program" och liknande från Apps Dashboard-kontrollerna. Men kom ihåg att Google Apps, särskilt den fria sorten, har en knepig typ av kundtjänstinställning, så det var upp till mig och några andra Google-kunniga människor att se till att alla kunde komma åt sin e-post med tedxbuffalo.com - från deras hemmadator, deras kontor, deras telefon, vart de än råkade vara när de checkade in vad deras volontärgrupp var med på.

Med en handfull människor är det en liten 10-minuters session du kan göra efter ett möte. Med 30 personer med mycket varierande Googles kunskaper är det två mycket energikrävande möten. Och när folk får meddelanden från en "tedxbuffalo-marketing" -lista, men får tillbaka "Du har inte tillåtelse att skriva" -meddelanden när de svarar, det är en skummig blandning av både främling och frustration som någon måste åtgärda.

I slutändan skulle de flesta människor som verkligen ville hålla kontakten räkna ut hur man kommer till sin e-post och accepterar att det krävs viss krångel att gå in i en organisation, oavsett vilka verktyg som används. Men att lämna flera kontoninloggningar att upptäcka och konfigureras av dem som arbetade med datorer för att leva var förmodligen ett smart drag. För alla andra; öppna en separat webbläsare eller ett privat / inkognitofönster.

Dokument

Vad sägs om dokument, där faktiskt arbete görs? För mig, en frilansskribent som rör sig ganska mycket mellan system och platser, är Docs ganska fantastiskt. För en grupp på 30 eller fler som samarbetar om breddefinierade uppgifter är det definitivt mer en blandad välsignelse. Att vara specifik:

De goda

  • Aldrig att behöva ta itu med .doc / docx-problemen mellan olika versioner av Microsoft Office.
  • Ett ganska enkelt sätt att dela dokument mellan medlemmarna om deras konton är tillgängliga.
  • Riktigt enkla formulär som är kopplade till kalkylark, vilket gör det enkelt att samla in data från gruppen eller från webben i stort.
  • Textdokument och kalkylark är mycket robusta (och sparas automatiskt) medan PowerPoint-stil-bildpresentationer i allmänhet ser ganska anständiga ut (och av misstag avskräcker för mycket beroende på bilder).
  • Massor av utrymme - oändliga, verkligen - för mycket låga kostnader, och ingen behövde spendera en helg eftermiddag på att sätta upp en server eller något liknande.

Det dåliga

  • Dokumentlistan och "versionskontroll." Den stora lista med nya dokument fungerar bra om du är en enmansbutik. När du har en betydande grupp blir det väldigt enkelt att tappa reda på vem som har tillgång till vad, vilken typ av namnscheman du använder för att utse något som "officiellt" eller "färdig" och varför Tim inte kan se dokument som Mary förmodligen delade med alla. Du kan bilda mappliknande "Samlingar" och dela dem, men vi stötte på samma problem - vem kan se dem, och vad menar de? Du behöver en plan och ett snävt namngivningsschema för att använda Google Docs professionellt (ungefär som alla delade dokumentutrymmen, verkligen), men det är för lätt att tro att det kommer att rensa sig själv när allt är i molnet.
  • Enkla former, med enkla scheman, ser bra ut och fina. Men precis som Office finns det överarbetade teman och clipart-verk som frestar människor att göra ett annars fint datainsamlingsverktyg se ut som en antagningsexamen för någon slags psykedelisk förskola.
  • Nämnde jag redan den besvärliga karaktären hos flera konton? Mer än en gång skulle jag, eller en teammedlem, av misstag skapa ett TEDxBuffalo-dokument i deras personliga / Gmail-bundna Google Docs-konto. Vad händer då? Dela det till ditt TEDxBuffalo-konto och dela sedan tillbaka till den bredare gruppen? Hämta och ladda upp det igen? Det är inte en dealbreaker som kom upp hela tiden, men det inträffade mer än en gång.

Slutsats

Jag kan ärligt talat inte om ett system som kunde ha ersatt Google Docs och Google Apps för vårt team, som fungerade på många olika platser, vid olika tidpunkter och med alla typer av olika tekniker. Det är lätt att bli irriterad på de små sakerna - kontakthantering, standardkolumnbredd för kalkylark, teckensnittsval på presentationer - när de stora huvudvärkarna för fillagring, säkerhetskopiering, åtkomst och återigen kostnad har förångats.

Om vi ​​inte arbetade med ett ganska snävt femmånadersschema för att sätta ihop en konferens, kan vi ha tagit in någon med erfarenhet för att sätta upp vår Google Apps-instans, ge oss några riktlinjer och förutse vår huvudvärk. . Och vi kanske har utnyttjat funktioner som vi aldrig gav en chans, som ett webbplatsbaserat "intranät" eller en delad kalender som aldrig riktigt verkade exportera sig själv på rätt sätt. Det kommer vi definitivt att göra 2012 - även om den erfarna personen hamnar i en av oss.

I vilket fall som helst sålde vi våra sponsorplatser med satser gjorda i Docs, inbjudna deltagare och begärde feedback (med en Apps-integrerad instans av MailChimp), planerade dagen ut i ett stort kalkylblad och Google-mailade pucken från varandra . Och så har vi skickat vår produkt, och vi kommer förmodligen att använda Google Apps för att göra det igen.

© Copyright 2020 | mobilegn.com