Google Apps v. Office 365: En jämförelse mellan funktionerna

Redaktörens anmärkning: Detta inlägg publicerades ursprungligen den 1 maj 2012. Det har uppdaterats vid behov, tillsammans med dess tillhörande jämförelse-kalkylblad, för att återspegla den senaste informationen för både Google Apps och Office 365.

Med tanke på utvecklingsgraden har både Google Apps och Microsofts Office 365 undergått nyligen, eller bara den stora mängden funktioner som varje tjänst nu erbjuder, och bestämma vilket "kontormoln" som kan vara bäst lämpat för ditt lilla företag eller företag har blivit en extremt skrämmande uppgift, i överflöd av risk. Det finns ett antal faktorer att tänka på för att undvika att skada en organisations produktivitet eller drunkna den i sänkta kostnader och oförutsedda utgifter. Dessutom finns det andra avvägningar att välja en tjänst framför den andra, som går långt utöver den grundläggande uppsättning produktivitetsverktyg som varje erbjudande erbjuder - SLA, applikationsstöd, och kanske, särskilt, användarkultur och adoption.

För att hjälpa till att minska förståelsen med att välja Google Apps framför Office 365, eller tvärtom, kommer jag att skapa en serie inlägg som kommer att gå över nästan varje krök och knep i varje tjänst. Dessutom lägger jag de analoga funktionerna mot varandra för att beskriva hur en kan vara bättre lämpad för företag av liten, medelstor och / eller stor storlek, eller bara förklara hur en helt enkelt kan överträffa den andra. Jag gör det genom ett nedladdningsbart jämförelsediagram (Excel-format), som jag kommer att beskriva kort nedan. Du kan också hitta en bifogad mall i diagrammet som du kanske vill använda / fylla i på egen hand, genomföra din egen forskning. Du kan också klicka på miniatyrbilden nedan om du bara vill visa en ögonblicksbild av kalkylbladet i en fullstor vy utan att ladda ner något.

Först ska vi titta på de mest grundläggande apparna för kontor, produktivitet och dokumenthantering.

Produktivitetsapplikationer

De applikationer som både Google Apps och Office 365 är mest kända för är deras produktivitetsprogram som innehåller ordbehandling, presentation och kalkylprogram. Dessa applikationer kallas Google Docs under Google Apps och Office Web Apps under Office 365. Båda sviterna innehåller också några kompletterande verktyg för att följa dessa kärnapplikationer som också kan sägas ha utformats för att främja idén om ökad produktivitet på kontoret. För Google Apps inkluderar detta formulär- och ritningsapplikationer, medan Office 365 erbjuder en onlineversion av sin stationära OneNote-programvara.

Med tanke på att förmodligen de flesta företagsanställda ägnar större delen av sin dag åt att skapa eller samarbeta på ordbehandlare, presentation eller kalkylarkdokument, är det här både Google och Microsoft har lagt större delen av sin tonvikt när det gäller utveckling. För det mesta har Google fokuserat på att ta bort vad Microsoft har byggt på med sin Office-skrivbordsprogramvara i flera år genom att skapa ett enkelt men intuitivt gränssnitt som användare av produktivitetsprogramvara, som Office, enkelt kan navigera utan mycket av en inlärningskurva. . Microsoft har tagit ett liknande tillvägagångssätt, men tar alla inlärningskurvor helt ut ur ekvationen genom att helt enkelt minska vissa delar, eller avancerade funktioner, i sin stationära Office 2010-programvara. Microsofts skrivbords- och molnversioner av dess kontorsprogramvara är nästan en spottbild av varandra, något analogt med hur man kan köpa en bil. Att välja Office Web Apps är på samma sätt som att välja en billigare modell av samma bil, men minus lädersäten, snabbare motor, taklucka och andra snygga tillägg.

Båda produktivitetssviterna får jobbet gjort, vilket innebär att 99 procent av det huvudsakliga arbetet som majoriteten av företagets användare gör kan utföras med endera applikationsuppsättningen. Men för de återstående 1% av det arbete som behöver göras lämnas Google Apps kvar, helt enkelt för att Office Web Apps ger användarna möjlighet att integrera med skrivbordsekvivalenterna Word, PowerPoint, Excel och till och med OneNote, bara för fall fler förhandsuppgifter, som att skapa VBA-program, krävs.

Dokumenthantering

Det finns mer bara att skapa dokument med produktivitetsapplikationer (t.ex. ordbehandlare eller kalkylark) än bara själva applikationerna. Det finns ett antal skyldigheter man måste åta sig för att på ett korrekt sätt hantera dokument och informationen eller informationen inom dem. När det gäller vad som är tillgängligt i Google Apps / Google Docs och Office 365 / Office Web Apps är det nämligen delning och samarbete av dokument med kamrater, möjligheten att redigera dokument offline i händelse av att en internetanslutning går förlorad eller inte tillgänglig, synkronisering mellan moln och stationära härledda dokument, dokumentnavigering och sökning, dokumentimport och export, och dokumentrevisioner / versioner.

De flesta företagsanvändare arbetar i team och behöver inte bara dela sina dokument med lagkamrater utan samarbetar också med dem om dessa dokument i realtid. Både Google Apps och Office 365 har möjlighet att dela, samarbeta eller medförfattare av dokument i realtid, eller i Office 365-fall, pseudo i realtid. Den verkliga skillnaden mellan de två kan vara en fråga om att föredra - där Google Docs-dokument har en mer enkel inställning till delning och samarbete, har Office 365 infört ett antal mekanismer för att förhindra två författare från att redigera samma data vid den tiden. Båda kan dock noteras som lämpliga för även de största företagen, särskilt när man tänker på att denna typ av teknik är ganska ny och egentligen inte finns någon annanstans, åtminstone i stor skala.

Offline-redigering, synkronisering av dokument och import / export av dokument är tre nära besläktade funktioner eftersom de båda är förknippade med idén att användaren som kräver denna typ av tjänst, vare sig det är via Google Docs eller Office Web Apps, förmodligen inte har för avsikt att fördjupa sig helt i molnet. Både Google Apps och Office 365 har gott om medel för att tillhandahålla alla dessa funktioner, men alla har sina skäl till oro när det gäller det stora företaget.

Dokumentnavigering och sökning kan vara en uppsättning funktioner som tidigare tagits för givet, med tanke på att vi alla en gång använde någon form av OS-baserad filhanteringsprogramvara som Windows Explorer fram till nyligen, då webbläsare blev nödvändiga för att få tillgång till dokument online. Även om man har gjort framsteg inom detta territorium kommer de flesta att upptäcka att båda tjänsterna saknar en viss "je ne sais quoi" - flytande.

Dokumentrevision kan vara känd som handlingen för att båda lagra gamla kopior av samma dokument med förmågan att lagra en revision på infall, medan versionering tar denna rutin ett steg längre genom att ge författaren förmågan att förstå skillnaderna mellan varje version, som med CVS (Concurrent Versioning System). Även om både Google Docs och Office Web Apps-dokument vardera har tillräckliga metoder för att hålla reda på en lång historik med revisioner, saknas alla versioneringsfunktioner helt. Detta kan bara vara nödvändigt för avancerade användare, till exempel utvecklare, men är något som säkert kan fördjupa argumentet för att helt flytta till molnet. Dessutom kan man säga att alla användare måste börja använda CVS.

Använda diagrammen

Det nedladdningsbara diagramet i Excel-format är organiserat enligt följande:

Funktionskolumnen listar bara on-demand-tjänsten eller erbjudandet i fråga. Det är inte att förväxla med faktiska applikationer, eftersom de är listade under kolumnerna som kallas Google App / Service och Office 365 .

  • Google App / Servicekolumn: Listar alla applikationer eller allmänna tjänster som är associerade med den listade Google App-funktionen.
  • Office 365-app / servicekolumn: Listar alla applikationer eller allmänna tjänster som är associerade med den listade Office 365-funktionen.
  • Enterprise-storlek (små, medelstora och stora) kolumner: GA (Google Apps) eller 365 (Office) anger vilket som är lämpligt i varje miljö. Kan vara en eller båda, och ibland "Inte heller".
  • Jämförelsekolumn: Den här kolumnen räknar upp alla positiva och negativa effekter för att välja en molntjänstfunktion / applikation framför den andra. Detta kan bero på hur lämpligt det är för ett visst företag. Men kanske, ännu viktigare, kan takeaway illustrera hur Google Apps eller Office 365 antingen lever upp till vad det syftar till att åstadkomma eller till och med hur en tjänst bäst konkurrerar.

Se även:

  • Hur man väljer en Office 365-företagsplan
  • TechRepublic verktygssätt för jämförelsekostnad: Google Apps kontra Office 365: Ladda ner det här verktyget för att ta reda på vilken produktivitetssvit online som är mest kostnadseffektivt för ditt företag. Denna nedladdning är gratis tillgänglig som en del av ett TechRepublic Pro-medlemskap eller kan köpas via vår onlinebutik.

© Copyright 2020 | mobilegn.com