Google Apps v. Office 365: Innehålls- och dokumenthantering

Redaktörens anmärkning: Detta inlägg publicerades ursprungligen i juni 2012. Det har uppdaterats vid behov, tillsammans med dess tillhörande jämförelse-kalkylblad, för att återspegla den senaste informationen för både Google Apps och Office 365.

Tidigare, i min pågående serie där jag jämför Google Apps och Office 365, har jag jämfört flera funktionsgrupper, som börjar med deras grundläggande produktivitetsapplikationer och går vidare till deras e-post och meddelanden och kalenderrad med produkter. I det här segmentet kommer jag att jämföra olika aspekter av varenda innehåll och dokumenthanteringsprogramvara, mest med avseende på funktioner som har åtminstone vissa överlappande egenskaper, eftersom de två tjänsterna kan noteras vara i sig olikartade tillvägagångssätt.

SharePoint Online, som kan köpas som en fristående, men ingår i olika Office 365-planer, är en något avskalad version av Microsofts lokala version av SharePoint 2010, och syftar till att föra samman team av användare på en enda plattform i ordning att samarbeta om delade produktivitetsdokument (MS Office), förbättra hanteringen av dessa dokument och tillhandahålla verktyg för att designa relevant affärsinnehåll och strömlinjeformade arbetsflöden i välkoordinerade utrymmen. Google Apps kan inte på något sätt säga detsamma, åtminstone för en enda applikation. Man måste använda en kombination av Google Docs, Google Apps webbplatstjänst och i viss utsträckning -Google Drive, så att de uppnår en analog uppsättning funktioner till SharePoint Online. Men även när man gör detta kan man konstatera att Google Apps inte bara uppfyller vissa standarder som större företag kräver, utan också en viss nivå av kontinuitet och hegemoni som SharePoint-användare är vana vid. Så stelt som det kan låta hjälper det faktiskt att skapa en mer sammanhängande och välbekant miljö (företagsanvändare hatar överraskningar).

Så varför till och med göra en jämförelse mellan Google Apps och Office 365 när det gäller dokument- och innehållshantering när de flesta förmodligen har hört historien om David och Goliat tidigare? Nå, för en, kan Google Apps noteras som en mer än acceptabel lösning för mindre företag, och i viss mån mer lämplig när en person tänker på den tid och kostnad som det tar att administrera en SharePoint-distribution. I själva verket, så bra en produkt som jag tror att SharePoint är, skulle jag vara så djärv att säga att de flesta organisationer inte fullt ut utnyttjar de flesta funktioner som den erbjuder. För det andra ges en organisation förmågan, i många avseenden, att anpassa Google Sites för att syfta till många av de funktioner som kommer ut ur rutan med SharePoint Online. Även om detta kan vara en sträcka, kan man teoretiskt använda Google App Engine och Google Drive för att åtminstone skapa rudimentära komponenter som liknar SharePoint Online. Dessutom kan en organisation också binda in applikationer från Google Apps Marketplace för att tillhandahålla verktyg för aktiviteter som projekt, uppgift och kontakthantering. Jag sparar dock detta för ett annat inlägg.

Funktionerna som Google Apps och Office 365 - eller jag skulle säga, Google Sites och SharePoint online - har mest påfallande gemensamt, gäller Webbplatsens wiki-stilsschema och SharePoints Mina webbplatser och Min profilkomponenter. Återigen lämnar Google Apps mycket till fantasin för sina författare, medan SharePoint Online använder mallar och universella kompositer som kallas webbdelar, som kan modulellt kontrolleras och tilldelas användarnas behörigheter. Om allt detta är en organisation som vill komma ut från en webbplats utan mycket behov av SharePoint Onlines dokumenthanterings- eller innehållsdesignverktyg, till exempel dess intranät och webbplatser som är vända mot allmänheten, kan jag vara benägen att säga att Google Apps är bättre val av de två; förmodligen på grund av kostnadsbesparingar ensam. Å andra sidan, om din organisation har åtagit sig att effektivt lösa interpersonella kommunikationsproblem och driva produktivitet, finns det ingen konkurrens, SharePoint Online är den tydliga vinnaren.

Här är de primära funktionsområdena som jag täcker i diagrammet

  • Dokument medförfattare / samarbete
  • Dokumentnavigering och sökning
  • Dokumentändringsvarningar
  • Mobila dokument
  • Offline-dokumentsynkronisering
  • Innehållssamarbete och uppgiftshantering
  • Domänsajter
  • Verktyg för socialt innehåll
  • Säkerhetskopiering av innehåll

Diagrammet är mycket detaljerat, så för de som föredrar en version att spara på skrivbordet och manipulera kan du ladda ner Excel-diagrammet. Om du föredrar att visa en stillbildsversion klickar du på miniatyrbilden nedan för att öppna för full storlek.

Relaterat verktyg :

Verktygssats för TechRepublic Cost jämförelse: Google Apps kontra Office 365

Ladda ner det här verktyget för att ta reda på vilken produktivitetssvit online som är mest kostnadseffektivt för ditt företag. Denna nedladdning är gratis tillgänglig som en del av ett TechRepublic Pro-medlemskap eller kan köpas via vår onlinebutik.

© Copyright 2020 | mobilegn.com