DIY: Samarbeta gratis med Google Docs-diskussioner

Jag samarbetar dagligen med dokument, så jag var glad över att lära mig om Google Docs-diskussioner, ett samarbetsverktyg som kan ha en enorm inverkan. Google försöker göra Google Apps till den ledande lösningen för företagskontor och lägga till diskussioner i dokument gör det till en otroligt affärsvänlig webbaserad kontorssvit. Och eftersom Google Docs är gratis, är det perfekt för DIYers.

Vad du behöver för att samarbeta med Google Docs

  • Ett Gmail-konto
  • Samarbetspartners med Gmail-konton
  • Ett Google Docs-dokument

Så fungerar Google Docs-diskussioner

Google Docs-samarbetsverktyget lägger till ett nytt lager över ditt dokument som fungerar som ett utrymme för att diskutera dokumentet. Endast användare som har blivit inbjudna av dokumentägaren kan delta i diskussionen, såvida inte diskussionen är tillgänglig för allmänheten.

Under samarbetet kan du göra följande:

  • Diskutera dokumentet med inbjudna medarbetare.
  • Dölj eller flytta diskussionsfönstret och redigera dokumentet.
  • Redigera, ta bort och lösa kommentarer från kollaboratörer.
  • Chatta med andra kollaboratörer.

Det är inte direkt uppenbart hur man använder diskussionsfunktionen Google Docs för samarbete. Men när du har tagit handen är funktionen ett otroligt verktyg för samarbete. Här är instruktioner och tips om hur du använder Google Discussions-funktionen i Google Docs.

Hur man använder Google Docs-diskussioner

Logga in på ditt Gmail-konto och öppna sedan dokumentet som ska användas för samarbete. För att bjuda in kollegor att delta i diskussionen klickar du på knappen Dela för att öppna fönstret Bjud in. När fönstret Bjud in öppnas kan du bjuda in alla nödvändiga medarbetare ( figur A ). Figur A

När du har skickat e-postmeddelandet måste alla inbjudna medarbetare se inbjudningsmailen och klicka på den tillhörande länken. När en inbjuden öppnar länken har han eller hon åtkomst till dokumentet och diskussionen. Som standard har varje medarbetare fullständiga (läs och skriv) dokumentbehörigheter. Om du vill ändra en kollegas behörigheter klickar du på rullgardinsmenyn Delad och väljer Delade inställningar. Från det fönstret kan du redigera en deltagares status för att återspegla behörigheterna ( figur B ). Du kan ändra behörighetsinställningarna när som helst. Från det här fönstret kan du bjuda in nya deltagare till samarbetsprocessen. Figur B

Du kan också ändra diskussionens integritet till Offentlig på webben, vem som helst med en länk eller Privat genom att klicka på länken Ändra i avsnittet Sekretess.

Öppna diskussionsfönstret Nästa steg är att öppna diskussionsfönstret genom att klicka på knappen Diskussioner; Diskussionsfönstret kan täcka hela dokumentet. Om du klickar längst upp i fönstret Diskussioner kan du flytta fönstret runt så att du kan se diskussioner och arbeta med dokumentet ( figur C ). Du kan inte ändra storlek på fönstret Diskussioner, så du måste placera det strategiskt så det maximerar skärmens fastigheter. Med diskussionsfönstret som täcker ditt dokument kommer du att märka att när du bläddrar i dokumentet blir fönstret transparent; När du slutar rulla kommer diskussionsfönstret att dyka upp igen. Figur C

Klicka på bilden för att förstora.

Om du vill redigera ett dokument med fönstret Diskussioner måste du se till att fönstret inte täcker dokumentet. Om diskussionsfönstret är i vägen (detta är fallet om texten har en genomskinlig blå ruta som lägger texten), kommer diskussionsrutan att dyka upp igen när du klickar på texten.

Detta är det enda sättet att kunna hålla diskussionsfönstret öppet och arbeta i ditt dokument på samma gång - flytta bara diskussionen ur textens väg.

Diskutera dokumentet

Öppna fönstret Diskussioner, ange din kommentar och tryck på knappen Post; alla medarbetare ser omedelbart ditt inlägg. Genom diskussionsprocessen kommer alla inlägg att sparas och läsas. (Diskussioner visas inte i chattfönstret.)

Som standard skickas alla inlägg i Google Docs-diskussioner till alla samarbetspartners. Om du vill ändra denna process kan du klicka på rullgardinsmenyn Diskussioner och sedan välja Inställningar för diskussionsmeddelande. I det nya fönstret kan du ställa in hur du vill att meddelanden ska skickas ut, om inte alls ( figur D ). Google rekommenderar inte att stänga av aviseringarna till deltagarna, men du kan ha deltagare som inte vill ta emot dessa e-postmeddelanden. Figur D

Lös diskussioner Möjligheten att lösa diskussioner är en av verktygets bästa funktioner. Säg till exempel att du diskuterar en specifik aspekt av ett dokument och att någon aspekt löses i diskussionen vid någon tidpunkt. Du kan ange det genom att välja Lös på rullgardinsmenyn Diskussioner. Ett överlägg visas som låter dig antingen avbryta eller fortsätta med att markera en diskussionstråd som upplöst. När en diskussion är markerad som upplöst kan ingen lägga svar på den tråden. Alla medarbetare som deltar i diskussionen kan markera en tråd som upplöst. Redigera eller ta bort diskussioner

Om du vill redigera en diskussion i en tråd klickar du på rullgardinsmenyn som är associerad med tråden och väljer Redigera; när du gör det öppnas texten i diskussionen för redigering.

Om du vill ta bort en diskussion i en tråd klickar du på rullgardinsmenyn som är associerad med tråden och väljer Radera. Lyckligtvis har Google gjort det så att endast upphovsmannen till en diskussionstråd kan ta bort en tråd.

Chatta om samarbetet

Om du vill kommentera men inte nödvändigtvis inom samarbetsdiskussionen kan du använda chattfönstret. I listan över de deltagande kan du öppna chattfönstret (som finns till höger om dokumentfönstret) och börja chatta om samarbetet. Dessa chattar sparas inte i dokumentdiskussionen.

Publicera på webben

Om du klickar på rullgardinsmenyn Dela kan du välja Publicera dokumentet på webben. Innan du publicerar ditt dokument på webben vill du tänka noga på om du vill att alla ska kunna se dokumentet.

Avsluta en samarbetssession När kolleger stänger dokumentet visas de inte längre i rullgardinslistan ovanför chattfönstret. Så länge en samarbetspartner sparar inbjudningslänken kan de gå igenom diskussionen när som helst.

Även när alla medarbetare och ägaren av dokumentet har lämnat diskussionen och stängt dokumentet, förblir samarbetsdiskussionen en del av dokumentet. När någon medarbetare öppnar dokumentet kan de se diskussionen.

Sammanfattning

Dessa nya samarbetsfunktioner gör Google Docs till en allvarlig utmanare med Microsoft Office och LibreOffice, särskilt för alla som behöver en kontorssvit och ett samarbetsverktyg när du är på språng. Och eftersom funktionen Google Docs Discussions inte kostar någonting, är det perfekt för DIY-affärer.

Kommer Google Docs nära att vara den perfekta ersättningen för de dyrare, mindre mobila lösningarna? Berätta vad du tycker i diskussionen.

© Copyright 2020 | mobilegn.com