Definiera Google Drive baserat på dina behov

Identifiera hur din organisation och dina användare arbetar med Google Drive och konfigurera sedan appar och inställningar för att stödja deras behov.

Här är ett frågeformulär frågesport för dig:

Termen "Google Drive" betyder __________.

  1. Lagring, som i "Google Drive-fillagringssystem".
  2. Webbläsarappar, som i "skapa ett nytt dokument genom att logga in på Google Drive på drive.google.com".
  3. En filsynkroniseringsapp, som i "öppna Google Drive på Windows / Mac för att komma åt dina filer".
  4. En mobilapp, som i "skapa och redigera dokument med Google Drive-appen på din telefon".
  5. Alla ovanstående

    Naturligtvis är "5" korrekt. Google Drive kan hänvisa till något av dessa fyra artiklar.

    Avsluta förvirringen

    De flera definitionerna av "Google Drive" kan orsaka förvirring. Om du instruerar en person att "Öppna filen med Google Drive", ska de öppna en webbläsare eller en app? Båda åtgärderna öppnar "Google Drive", men lämnar användaren i olika miljöer. Skillnaderna betyder lite för en användare som försöker arbeta. Skillnaden spelar dock roll. Om du öppnar en ursprunglig Word-fil med Google Drive i webbläsaren visas filen och låter användaren skapa en helt ny, konverterad fil i formatet Google Docs. Det finns nu två filer istället för en. Ett i Google Dokument-format och ett i Word-format; detta kan orsaka mer förvirring och frustration.

    Vanligtvis använder människor Google Drive på ett av två sätt:

    1. För att lagra Microsoft Office-dokument, eller
    2. För att skapa, redigera och lagra inbyggda Google (eller webb) dokument från en webbläsare.

    Organisationer som har flyttat bortom Microsoft Office har det enkelt. Google Drive lagrar organisationens filer och ger åtkomst till de appar som behövs för att skapa och redigera dokument. Utan att Microsoft Office är installerat finns det liten risk för förvirring.

    Utmaningen uppstår i organisationer som använder Google Apps för e-post och delad kalender, men ändå använder Microsoft Office-paketet för dokument. I dessa inställningar fungerar Google Drive helt enkelt för att lagra Microsoft Office-dokument. Det är där de flera betydelserna av "Google Drive" kan orsaka förvirring.

    Om du är osäker på hur människor använder Google Drive, be en användare att skapa ett nytt dokument. Om de öppnar Microsoft Word använder de förmodligen Google Drive som lagring. Om de använder en webbläsare använder de full kraft från Google Drive-appar. (Jag är medveten om att vissa organisationer använder både: Office för formaterade dokument och Drive för samarbete. Användare som gör det är ganska tekniskt skickliga.)

    Så här minimerar du potentiell förvirring och problem i var och en av de två miljöerna.

    Användare av Microsoft Office-dokument bör komma åt Drive från Drive desktop-appen eller Quickoffice mobilapp

    1. Lagra Microsoft Office-dokument

    Om din organisation använder Google Apps for Business för e-post och kalender och Microsoft Office-paket för dokument, så föreslår jag att du konfigurerar ditt system så att det fungerar med dokument.

    a. Installera Google Drive på Mac / Windows-system för filsynkronisering

    Installera Google Drive-appen (tillgänglig för Mac och Windows). Lär användare att komma åt Drive när de öppnar eller sparar Office-dokument: på Mac-system, med hjälp av Mac Finder; på Windows-system med hjälp av "Start-menyn" (eller kakel, om du använder Windows 8).

    b. Använd QuickOffice för Google Apps Business på smartphones och surfplattor

    QuickOffice-mobilappar (tillgängliga för Android och iOS) gör det möjligt för användare att redigera Office-dokument utan att konvertera dokumentet till ursprungligt Google-dokumentformat. Detta hjälper användare att undvika problemet med "flera dokument" som beskrivs ovan. Filer som skapats på enheten kommer att vara i Microsoft Office eller vanliga ".txt" -format, som alla kan öppnas med Microsoft Office på Mac- eller Windows-system.

    Användare utan Microsoft Office bör komma åt Drive från webben eller Google Drive mobilapp

    2. Arbeta med inbyggda Google-dokument

    Det är enklare om din organisation har tagit bort Microsoft Office helt och förlitar sig helt och hållet på Google Apps for Business för e-post, kalender och dokumentsamarbete.

    a. Använd en webbläsare för alla filaktiviteter på Mac / Windows-system

    Skapa, redigera och dela filer i en webbläsare på http://drive.google.com. (Jag rekommenderar att du använder Chrome-webbläsaren.) Google tillhandahåller en användbar interaktiv rundtur i Google Drive och Docs-funktioner på http://learn.googleapps.com/tour-drive.

    (Observera för avancerade användare: kom ihåg att menyn "Mer" ger användare tillgång till alla administratörsinstallerade appar från Google Marketplace. Till exempel är det så här jag får åtkomst till MindMeister-webbmappning för mind-mapping.)

    b. Använd Google Drive-appar på smartphones och surfplattor

    Google Drive-mobilappar (tillgängliga för Android och iOS) gör det möjligt för användare att redigera Google-dokument på smartphones och surfplattor. Filer som skapats på enheten kommer att vara i "ursprungliga" Google-dokumentformat och kan delas med andra för visning eller redigering.

    En anmärkning för elanvändare: Naturligtvis hindrar ingenting användare från att arbeta med filer överallt (dvs. i Google Drive Windows / Mac-appen, i QuickOffice, i Google Drive mobilappar och i webbläsarappen drive.google.com). Tekniskt kompetenta användare bör inte ha några problem med att arbeta med vart och ett av dessa verktyg och byta mellan dem efter behov.

    Slutsats

    I en idealvärld spelade filformat ingen roll: Google Drive-användare skulle kunna öppna och redigera Microsoft Office och ursprungliga Google-dokumentfiler utan att skapa "konverterade" kopior. Det finns tecken på att Google arbetar mot den världen. (I juni 2013 publicerade François Beaufort att utvecklarkanalen för Chrome OS tillåter inbyggd redigering av Microsoft Office-filer.) Till dess väljer du rätt Google Drive-verktyg för dina användare, så att de vet vad du menar när du säger, " Spara det på Google Drive. "

    Läs också:

    • Styr runt grytorna med Google Drive
    • Tio sätt att maximera din Google Drive
    • Fem sätt din organisation kan förbättra antagandet av Google Drive

    © Copyright 2020 | mobilegn.com