Kontinuerlig innovation i Google Apps är det en välsignelse eller en förbannelse?

Om du bläddrar i Gmail Team Blog eller Google Apps Update Alerts-bloggen ser du att en ny funktion, verktyg eller användargränssnitt tweak görs till Google Apps ungefär en gång i veckan. Några av de senaste ändringarna av Google Apps inkluderar tillägg av tidsbeställningsplatser till kalendern, möjligheten att samtidigt ringa med Google Voice och möjligheten att begära läskvitton via Google Mail. De nya funktionerna visas automatiskt, det finns inget att installera eller köpa. Denna typ av nyutgivande av funktioner är inte specifik för Google Apps. andra populära webbapplikationer som Twitter och Facebook uppdaterar sina applikationer på samma sätt.

Google kallar denna process för "kontinuerlig innovation" och marknadsför den som en fördel med Google Apps. Att snabbt släppa nya funktioner och uppdatera produkten är bra, men det finns också en nackdel med denna ständiga förändring som inte talas om av Google, behovet av att ständigt uppdatera utbildningsmaterial och skicka ut kommunikation till användare.

Fördelarna med kontinuerlig innovation

Uppdateringar utan avgift

Till skillnad från att köpa den senaste versionen av ett operativsystem eller den senaste versionen av Adobe Photoshop, finns det ingen avgift för åtkomst till de senaste programvaruuppdateringarna och innovationerna i Google Apps. 50 $ / användare / år inkluderar de månatliga uppdateringarna av applikationen, och för dem som använder den kostnadsfria versionen av Google Apps är uppgraderingarna också gratis.

Inga arbetskostnader

När en ny funktion som kapslade etiketter för Gmail släpps, hanteras utgivningen av ett team av Googles ingenjörer. Den lokala IT-administratören behöver inte spendera tid på att släppa patchar eller installera ny programvara på varje enskild station. För vissa funktioner, som den nya funktionen Läs kvitto, klickar systemadministratörerna bara på en knapp för att aktivera eller inaktivera funktionen. Detta sparar IT-avdelningen tid så att de kan fokusera på att tillhandahålla IT-lösningar och support på andra IT-utmaningar.

Dra nytta av den senaste tekniken

Regelbundna utgivningar av ny teknik gör det möjligt för Google att dra nytta av den senaste webbteknologin som HTML 5 och VOIP-integration. Användare i moderna webbläsare som stöder HTML 5 har direkt tillgång till funktioner som dra och släpp bilagor och kopiera och klistra in bilder från webben till en e-postadress.

Funktionsförfrågningar respekteras snabbare

Med kontinuerlig innovation integreras snabbt funktionsbegäranden som läskvitton, synlighet för bcc och stöd för signaturer med rik text i systemet. Google ber rutinmässigt användare om produktåterkoppling och integrerar sedan dessa funktioner i produkten. Många är förvånade över att många av deras funktionsförfrågningar är tillgängliga genom att faktiskt aktivera vissa Gmail- eller Google Kalenderlabor.

Big Bang händer bara en gång

När den första implementeringen av Google Apps sker behöver IT-avdelningen inte spendera tid på att förbereda sig för nästa version av programvaran. Detta innebär också att användare inte behöver spendera tid på att lära sig helt nya versioner av programvaran; de behöver bara lära sig en eller två nya funktioner i månaden.

Nackdelar med kontinuerlig innovation

Uppdatering av träningsmaterial

Ny funktion släpper utbildningsmaterial som användarhandböcker, hjälpdokumentation och eLearning-videor. När en ny funktion släpps måste instruktioner läggas till det befintliga träningsmaterialet. Stora UI-ändringar kräver att de flesta skärmdumpar och eLearning-videor ska återskapas. Att använda gamla skärmdumpar med nya skriftliga instruktioner är förvirrande för användarna. Google gör uppdateringar av sitt träningsmaterial på learning.googleapps.com, men varje enskild organisation är ansvarig för att uppdatera kopiorna av utbildningsmaterialet som de lagrar på sina egna interna servrar eller webbplatser.

Fler e-postmeddelanden om IT-kommunikation

Google Apps-användare som deltar i den "schemalagda utgivningscykeln" har två veckors försening innan nya funktioner släpps. De kan använda den här tiden för att uppdatera träningsmaterial och skicka ut kommunikation till sina användare om denna förändring. Detta innebär att skapa en affärsprocess för att hantera kommunikationen av dessa uppdateringar.

Underutnyttjande av nya funktioner och förvirrade användare

När organisationer inte kommunicerar och utbildar anställda på rätt sätt om de nya funktionerna, används många av funktionerna underutnyttjade. Anställda kan hända på dessa funktioner eller bara känna sig generellt förvirrade när gränssnittet ändras och platsen för länken Kontakter flyttar upp skärmen 200 pixlar. Om Help Desk-personalen inte är i kommunikationsslingan kan de felinformera användare och ge felaktigt stöd.

Vad gör Google med det här?

Google står vid sitt engagemang för kontinuerlig innovation, så förvänta dig inte att release-schemat kommer att ändras. Under det senaste året har Google emellertid släppt flera resurser för att stödja användare med lanseringen av nya utgåvor:

  • Nyheter i kalendern: Den här kalendern visar de kommande utgåvorna av nya funktioner till Google Apps.
  • Schemalagd utgåva mot snabbt frisläppande schema: Google Apps-administratörer kan välja antingen den schemalagda utgivningscykeln eller den snabba utgivningscykeln. De på snabbcykeln får de nya uppdateringarna så snart de är redo. Dessa domäner i den schemalagda släppcykeln har en extra vecka eller två veckor för att förbereda sina användare och deras träningsmaterial för förändringen.
  • Uppdaterat hjälpcenter: Det nyutformade och uppdaterade hjälpcentret innehåller aktuella instruktioner för hur du använder alla hundratals funktioner i Google Apps.

Läs också:

  • En studie visar att nästan 20% av företagen använder Google Apps
  • Hur du väljer en Google Apps återförsäljare för din distribution
  • Den 1 augusti stöds Google Apps endast i moderna webbläsare

© Copyright 2020 | mobilegn.com