Skål och jeers för Google Groups for Business

Google Groups är applikationen inom Google Apps som kan användas för att skapa adresslistor och för att dela dokument, kalendrar och webbplatser med grupper av människor. Grupper kan antingen administreras endast av Google Apps eller "Användarhanterade grupper" kan aktiveras så att enskilda användare kan skapa och hantera sina egna distributionslistor. Grupper kan också användas som en lösning för delade brevlådor och för att hantera små externa adresslistor och kommunikationer.

En förvirringspunkt kring Google Groups är att Google har tre olika applikationer inom Google Apps som har ordet "Groups" i titeln.

  • Användarhanterade Google-grupper: Detta är den fristående Google Apps-produkten som gör det möjligt för användare att skapa och hantera sina egna distributionslistor.

  • Grupperavsnitt i administratörskontrollpanelen: Detta är avsnittet i Googles administratörskontrollpanel där administratörer kan skapa distributionslistor och hantera gruppmedlemskap

  • Personliga kontaktgrupper: Användare kan skapa personliga kontaktgrupper i sin Gmail Contact Manager. Dessa grupper kan endast användas av användaren som skapade gruppen.

Ursprungligen utvecklade Google Groups som en communityhanteringsplattform för klubbar, organisationer och evenemang. Google Apps har lagt till en separat Groups-funktion som bara kunde hanteras av administratörerna.

När Google började skilja Google Apps for Business (som kallades Google Apps Premier) från deras kostnadsfria Google Apps-produkt (Google Apps Standard) släppte de användarskapade Google Groups-produkten, som var en kombination av gränssnittet för konsumenten Google Groups produkt och funktionen för intern adresslista.

Här är en video som förklarar Google Groups:

Skål för Google-grupper

Prenumerationsalternativ

Google Groups gör det möjligt för gruppmedlemmar att välja ett av fyra prenumerationsalternativ för gruppmeddelanden. Detta ger användarna möjlighet att bestämma hur de vill att gruppens meddelanden ska flöda in i deras brevlåda. Användare kommer förmodligen att välja "e-post" -leverans för grupper som är inställda som delade postlådor och "Abridges Email" eller "No Email" för sociala eller rekreationsgrupper.

Administratörskontroll över användarskapade grupper

Om en Google Apps-administratör beslutade att aktivera användarskapade grupper behöver han eller hon inte ge upp all kontroll. Administratören kan begränsa gruppanvändning så att användare kan eller inte kan bjuda in användare till grupper utanför domänen. Administratören kan också lägga till en unik identifierare i gruppnamnen så att de lätt kan identifieras. Alla användarskapade grupper visas också i grupperna i administratörskontrollpanelen så att administratören kan hantera en grupp om gruppägarna är frånvarande.

Dela kalenderhändelser, dokument och webbplatser

Gruppmaillistor är ett bra sätt att snabbt dela en kalender, kalenderhändelse, Google Docs, Google Doc Collection eller en Google Site utan att manuellt måste lägga till varje persons e-postadress.

Jeers för Google Groups

Utländskt gränssnitt

Gränssnittet för Google-grupper ser inte ut som gränssnittet för andra Google-applikationer. Inte bara matchar inte användargränssnittet, utan ordförrådet matchar inte andra delar av Google Apps. Till exempel finns det ett avsnitt som heter "Access Settings". I Google Dokument kallas denna inställning "Synlighetinställningar". Det utländska användargränssnittet och villkoren kan vara förvirrande för allmänna slutanvändare.

Inga användningsfall när du skapar Google-grupper

När en användare skapar en ny Google-grupp presenteras de med fyra olika grupptyper.

Dessa grupptyper definierar åtkomstnivåer och begränsningar för gruppen. Tyvärr guidar gruppnamn och beskrivningar inte i sig själva användare om vilken typ av grupp de ska skapa. Google bör ge verkliga exempel på hur dessa grupper används. Exempel: "Välj team om du skapar en av följande typer av grupper - Avsändningslista, projektlista, grupplista eller delad brevlåda".

Koppla från gruppen och Gmail

Det finns en koppling mellan Google Groups och Gmail-inkorgen. Om en användare vill se gruppinnehåll behöver de öppna en separat gruppapplikation eller skapa ett filter för att filtrera alla gruppmeddelanden till en viss etikett. Användare måste också ställa in ett "svar-som" -konto om de vill kunna svara på gruppens e-postadress.

Gmail- och gruppteamet ska skapa någon typ av gadget som ansluter data och meddelanden i Google-grupper till Gmail-postlådan. Google Groups bör också tillhandahålla ett alternativ så att om en grupp är konfigurerad som ett delat postlådekonto läggs svar-från-adressen automatiskt till Gmail.

Behöver arbete

I slutändan är en e-postlistefunktion nödvändig för Google Apps-användare och Google-grupper kan passa det behovet. Det dåliga användargränssnittet, den ohjälpsamma nomenklaturen och den besvärliga integrationen av Gmail och grupper förhindrar emellertid detta verktyg från att göra mer än att fungera som en intern applikation för adresslistor.

Läs också:

  • Nya funktioner i Google Apps är designade för samarbetsgrupper
  • Hur du väljer en Google Apps återförsäljare för din distribution
  • De 40 viktigaste kortkommandona för Google Apps

© Copyright 2020 | mobilegn.com