Bästa praxis för Going Google: Konfigurera och testa Google Apps-sviten

Av David Politis

Du har fattat beslutet att gå till Google en gång för alla. Du har fått dina anställda ombord och har börjat förbereda dig för flytten, så vad är nästa?

Tidigare delar till denna serie:
  • Bästa praxis för Going Google: Förberedelser

Konfigurera Google Apps

Köpa licenser

Efter att ha fattat beslutet att "gå till Google" är det dags att börja utföra flytten. Först och främst måste du köpa Google Apps-licenser för användare i din domän. Även om du kan köpa licenser per användare, rekommenderar vi att du köper licenser för alla befintliga anställda samtidigt. Du har åtagit dig att gå till Google, så gör det ekonomiska åtagandet och börja din migrering. Dessutom kan du inte helt konfigurera funktioner i din domän, som Google Groups, utan att först köpa en licens för varje anställd.

Som vi diskuterade i del 1 av denna serie kan du köpa platser genom en återförsäljare eller så kan du köpa dem direkt via Google. Komplexiteten i din migration, den mängd data du behöver migrera och nivån av komfort som dina anställda har med Google-produkter som konsumenterna, som Gmail, kommer att avgöra ditt beslut här.

Gå igenom installationsguiden för Google Apps

När du har köpt användarlicenser loggar du in på ditt konto och besöker fliken Inställningar i kontrollpanelen för Google Apps. (För att komma åt kontrollpanelen från din Gmail-inkorg, klicka på kugghjulsikonen och välj sedan Hantera den här domänen ). Väl här kommer du att gå igenom Googles djupinställningsguide.

Se till att gå igenom varje steg noggrant genom att välja lämpliga inställningar i varje avsnitt. Du bör emellertid inte ställa in e- post i avsnittet "Ställ in dina appar" eftersom detta gör att alla inkommande e-post levereras till Google Apps och inte till din nuvarande e-postserver. Du kan gå tillbaka till installationsguiden när du har slutfört migreringen och konfigurerat e-post för dig själv och dina användare.

Testa Google Apps

Logga in och bekanta dig med Google Apps

Även om du inte kommer att kunna ta emot e-post på ditt Google Apps-konto (det kommer inte att ske förrän du omdirigerar dina MX-poster), bör du spendera några timmar på att utforska Google Apps-paketet, inklusive administrationsverktyg i Kontrollpanelen och produkter från tredje part på Google Apps Marketplace. Var säker på att:

  • Skriv ett e-postmeddelande
  • Skapa ett dokument, ark och bild
  • Ställ in din Google+ profil och genomför en Google Hangout
  • Utforska e-postinställningar som etiketter, filter och mappar
  • Bekanta dig med Google Talk

Ställ in Google Apps Migration Tool

Nu när du har bekantat dig med Google Apps på den mest grundläggande nivån är det dags att migrera data från ditt gamla system till Google Apps. Vanligtvis när du hör människor prata om att migrera data till Google Apps, betyder detta e-post, kalender och kontakter, så det är vad vi täcker här. Vi föreslår att du migrerar dina data och uppgifterna från minst en annan person, helst en "icke-teknisk" anställd, för att få olika perspektiv på den nya miljön.

Innan du migrerar data, bör du notera vad som kommer och inte kommer att överföras under processen och hur data, när de har migrerats, kan omformateras.

Beroende på vilket system du migrerar från kommer data som migreras över att variera. Om du migrerar från Microsoft Exchange (den vanligaste migreringen), kolla administrationshandboken för GAMME (Google Apps Migration for Microsoft Exchange) (PDF), sidorna 12-15. Nedan följer några av de mest använda Exchange-funktionerna som inte kommer att överföras under migreringen:
  • Delade mappar - Du kan ersätta den här funktionen genom Google Groups, som kan fungera som en distributionslista, forum och mer
  • .exe-filer - (som bifogades e-postmeddelanden)
  • Viktighetsnivåer - Google låter dig markera meddelanden som "viktiga" eller "inte viktiga" och du kan också skapa en "prioriterad inkorg" för att placera "viktig" e-post ovanför allmän e-post
  • Signaturer - Användare kan återskapa e-postsignaturer i sina Gmail-inställningar eller administratörer kan installera ett tredjepartsverktyg för att standardisera underskrifter över hela organisationen
  • Externa delade kontakter - För att återfå denna kapacitet måste du installera en tredjepartslösning via Google Apps Marketplace
  • Uppgifter - Ersätt den här funktionen med Googles funktion för ursprungliga uppgifter, som visas direkt i inkorgen eller installera en tredje parts uppgiftshanteringslösning
Om du kommer från Lotus Notes, besök GAMLN-guiden (PDF), främst sidorna 9-10, för att avgöra hur olika objekt migreras över. Nedan listas olika ändringar du bör vara medvetna om under migreringen:
  • E-postmappar kommer att visas som etiketter i Gmail - Skapa etiketter kan misslyckas för en mapp om användaren har ändrat mapptypen till Delad eller Privat vid första användningen
  • Uppföljningsflaggor visas som stjärnor i Gmail
  • Olästa märken migreras inte över
  • Kalendermigrering:
    • Delegerade deltagare stöds inte
    • Lotus Notes-helgeregler stöds inte

Migrera data till Google Apps för testning

När du har noterat funktionsvarians efter migrering är det dags att faktiskt migrera data. Som diskuterat gör systemet du kommer från en stor skillnad här. För Exchange använder du GAMME-verktyget (eller Google Apps Sync för Microsoft Outlook (GASMO) om det finns data lagrat lokalt på användarens datorer), för Lotus Notes använder du GAMLN-guiden (PDF)) och om du leder ett moln till molnet migrering, kan du använda en ut ur lådan produkt som ShuttleCloud.

Observera hur lång tid migreringen tar (detta beror på kvaliteten på anslutningen du har där din server är värd) eftersom du kan förvänta dig liknande migrationstider för de andra kontona i dina organisationer.

Granska ändringar efter migrering

När dina data har migrerats från lokalsystemet till Google Apps, gå igenom följande för att testa systemet (du har ju bara en chans att se skillnader mellan systemen med nya ögon):

  • Hitta ett specifikt meddelande med hjälp av sökning i Gmail, eftersom du inte längre har funktioner som sortering och filter
  • Se till att din kalender migrerade korrekt
  • Se till att kontakterna har fyllts
  • Se till att du vet hur du utför dina vanligaste uppgifter i det nya systemet

När du faktiskt har migrerat data, konfigurerat ditt konto och undersökt allt som Google Apps har att erbjuda är du nu väl utrustad för nästa fas av migrationen - utbildning av anställda och förändringshantering. För att förbereda dig ytterligare för den här fasen, där förvirrade och tveksamma anställda troligen kommer att ha dussintals frågor, var du säker på att du kan ge svar angående anställdas mest använda funktioner och hur dessa funktioner översätts till Google Apps.

För mer råd om hur du utför förändringshantering och utbildning av anställda, se till att del 3 av denna serie.

David Politis är grundaren och verkställande direktören för BetterCloud , tillverkaren av FlashPanel , det största molnhanterings- och säkerhetsverktyget för Google Apps och Google Apps resurswebbplats , AsktheGooru.com . Följ honom @DavePolitis .

Läs också:

  • Bästa praxis för Going Google: Förberedelser
  • Ett företags e-postmigrering från ett företag: Del 1
  • Ett företags e-postmigrering för ett företag: Del 2

© Copyright 2020 | mobilegn.com